Оплаты: сверка счёта, платёжки и отгрузки

Показать на моих счетах

Что это

Дебиторка — это расхождение, а не настроение

Счёт, платёжка и отгрузка живут в разных системах, и расхождение между ними — обычное дело: оплатили другой счёт, заплатили часть, заплатили без счёта. Агент сводит три источника по номеру и сумме, показывает каждое расхождение и действие по нему. Тогда напоминание уходит по факту, а не по календарю.

Кейс

Что было до сверки

Было

Дебиторка считалась по счетам: «выставили столько — значит должны столько».

  • Нашли

    Часть платежей закрывала другие счета, часть пришла без назначения.

  • Цена

    Напоминания уходили не тем и не за то; часть долга просто не существовала.

  • Стало

    Реестр сверки: счёт — платёжка — отгрузка, расхождение и действие.

Что открывается

Реестр сверки, расхождения и письма должникам

  1. 1

    Реестр сверки

    Счёт, дата, сумма, оплата, платёжка, отгрузка, расхождение и действие.

  2. 2

    Расхождения

    Оплачено не то, частично, с переплатой, без счёта — с суммой и адресатом.

  3. 3

    Письма должникам

    По одному письму на клиента: сумма, документ, дата и один вопрос.

Файлы

Агент сверяет — вы решаете

Сводит три источникаСчёт, платёжка, отгрузка — по номеру и сумме.
Показывает расхождениеОплачено не то, частично, переплата, оплата без счёта.
Помечает рискЧто не отгружать и где срок ожидания уже перешёл границу.
Готовит письмоОдно письмо на клиента: сумма, документ, вопрос.
Решает по спорной суммеВы: зачесть, вернуть, ждать.
Договаривается о графикеВы: отсрочка, рассрочка, уступка.
  1. 1

    Счета

    Выгрузка счетов за период с суммами и датами.

  2. 2

    Платежи

    Банковская выписка: сумма, дата, назначение, контрагент.

  3. 3

    Отгрузки

    Что фактически ушло и на какую сумму.

  4. 4

    Сверка

    Сопоставление по номеру и сумме, расхождения отдельным списком.

  5. 5

    Письма и срок

    Напоминания по факту, дата следующего контроля.

Откуда данные

Что читаем на входе

  • Счета

    Учётная система: номер, дата, сумма, контрагент, основание.

  • Платежи

    Банк: выписка или API, назначение платежа.

  • Отгрузки

    Склад и реализация: что ушло и когда.

  • Договор

    Отсрочка и условия оплаты — граница, после которой долг просрочен.

Что подключим

Норма, на которую опираемся

Развилка

Три пути, когда платёж не сходится

  • Зачесть

    Платёж закрывает другой счёт — зачёт письменно, чтобы не спорить через месяц.

  • Напомнить

    Оплата частичная: письмо с суммой остатка и датой.

  • Не отгружать

    Долг перешёл границу по договору: отгрузка ждёт оплаты.

Что спросят до подключения

  • У нас банк без API

    Тогда выписка файлом: третий законный исход, точность та же.

  • Клиенты платят без назначения

    Именно поэтому сверка по сумме и контрагенту, а не по назначению.

  • Напоминания портят отношения

    Одно письмо по факту вместо звонков «вы нам должны».

Границы

Чего агент не делает

Не списывает и не зачитывает платежи сам — зачёт подтверждает человек. Не направляет претензию и не меняет условия договора. Не считает налоги и не заменяет бухгалтерию: реестр показывает расхождение, а проводку делает учёт. Не хранит банковские выписки дольше, чем нужно для сверки.

Вопросы по делу

Чем это отличается от отчёта дебиторки?

Отчёт показывает долг, сверка — почему он такой и что с ним делать.

Кто отправляет письма?

Агент готовит, отправляет человек или по его подтверждению.

Как часто сверять?

Раз в неделю по новым платежам, раз в месяц полный реестр.

Что если платёж пришёл на другой счёт?

Помечается как «оплата без счёта» и уходит на зачёт письменно.

Роль целиком

Что ещё берёт на себя агент

Роли

Справки

Сверить свои оплаты

Дайте счета, выписку и отгрузки — вернём реестр расхождений.

Telegram
MAX
Показать на моих счетах