Паспорт сделки: что подписано, что ждёт, что держит оплату

Показать на моей сделке

Что это

Сделка стоит на документе, а не на клиенте

Пока документы не сведены в одну карту, статус сделки знает только менеджер. Агент сводит требования договора, фактические документы и сроки в одну таблицу и помечает, какой документ блокирует оплату. Тогда вопрос клиенту задаётся один и по делу, а не «как у нас с документами».

Кейс

Что было до карты

Было

Сделка на паузе две недели: менеджер ждал «бумаги от клиента».

  • Нашли

    Не хватало спецификации; счёт и договор были подписаны и лежали в ЭДО.

  • Цена

    Оплата ждала документ, который готовит наша сторона, а не клиент.

  • Стало

    Карта документов со статусами и один вопрос клиенту — сделка пошла в тот же день.

Что открывается

Карта документов, сроки и блокеры оплаты

  1. 1

    Карта документов

    Что нужно по договору, кто готовит, где документ, статус, срок и что мешает.

  2. 2

    Блокеры оплаты

    Документы, которые держат деньги: чей это шаг и что делать сегодня.

  3. 3

    Письмо клиенту

    Один вопрос по одному документу, с датой и вложением.

Файлы

Агент ведёт — вы подписываете

Собирает картуТребования договора, фактические документы, сроки по каждому.
Проверяет статусПодписано, отправлено, ждёт, отсутствует — по ЭДО и почте.
Помечает блокерКакой документ держит оплату и чей это шаг.
Готовит письмоОдин вопрос, один документ, дата.
ПодписываетВы: подпись и спорная формулировка.
Говорит о деньгахВы: отсрочка, скидка, график платежей.
  1. 1

    Договор

    Из карточки и ЭДО: перечень документов и сроки.

  2. 2

    Факт

    Что уже есть: счёт, акт, спецификация, транспортные документы.

  3. 3

    Сверка

    Что из перечня отсутствует и кто его готовит.

  4. 4

    Блокер

    Какой документ держит оплату: наш шаг или шаг клиента.

  5. 5

    Письмо и срок

    Один вопрос клиенту, дата следующего контроля.

Откуда данные

Что читаем на входе

  • Договор и спецификация

    Файл или учётная система: перечень документов, сроки, порядок оплаты.

  • ЭДО

    СБИС или Диадок: что отправлено, что подписано, что в статусе «ждёт».

  • Почта

    Переписка по документам: вложения, обещания, даты.

  • Учёт

    Счёт и отгрузка: оплачен ли счёт, была ли отгрузка.

Что подключим

Норма, на которую опираемся

Развилка

Три пути, когда документ не идёт

  • Наш шаг

    Готовим сами: спецификация, счёт, акт — срок ставим на сегодня.

  • Шаг клиента

    Один вопрос и дата; без ответа — эскалация на его руководителя.

  • Спорная формулировка

    Не правим молча: выносим на согласование с юристом и фиксируем письменно.

Что спросят до подключения

  • У нас ЭДО, там всё видно

    Тогда берём статусы из ЭДО; карта нужна, чтобы связать документы со сделкой и оплатой.

  • Документы ведёт бухгалтерия

    И правильно: карта не заменяет учёт, она показывает, что блокирует оплату.

  • Клиент не любит напоминаний

    Один вопрос по одному документу вместо серии напоминаний.

Границы

Чего агент не делает

Не подписывает и не заверяет документы, не принимает решение по спорной формулировке и не меняет условия договора. Не отправляет клиенту претензию или уведомление без человека. Не подменяет бухгалтерский и налоговый учёт: карта показывает маршрут документа, а не проводку.

Вопросы по делу

Откуда агент знает перечень документов?

Из договора и спецификации; правила — из вашего регламента.

Что если ЭДО нет?

Статусы собираются из почты и папки, выгрузка файлом — законный третий исход.

Кто отвечает за сроки?

Держатель шага по карте; агент напоминает и показывает дату.

Можно ли вести несколько сделок?

Да: карта на сделку, свод по всем — отдельной таблицей.

Роль целиком

Что ещё берёт на себя агент

Роли

Справки

Свести документы сделки

Пришлите договор и переписку — вернём паспорт сделки с блокерами.

Telegram
MAX
Показать на моей сделке