Запрос КП по заявке: письмо, срок ответа и журнал, где видно молчание

  • /#promo-chat14 дней бесплатно, токены в подарок
  • /pricing/Карта не нужна, грант на токены

Предмет

Заявка — вход, запрос — действие, журнал — результат

Заявка описывает потребность, но не описывает рынок. Чтобы сравнить предложения, все поставщики должны получить один и тот же набор строк и один и тот же срок ответа. Поэтому запрос строится из заявки, а не из памяти закупщика, а ответы сводятся в журнал, где у каждой строки видно, кто её закрыл.

Кейс

Кейс: заявка на двенадцать позиций и четыре адресата

Что было

Склад прислал заявку списком в письме: двенадцать позиций, у трёх не указан объём, у одной — только «как в прошлый раз». Срок — к концу следующей недели.

  • Что сделал агент

    Привёл строки к одному виду, пометил три позиции без объёма как уточнение и собрал запрос: одинаковый перечень, объём, срок ответа — три рабочих дня.

  • Кто ответил

    Первый поставщик — по всем двенадцати строкам. Второй — по девяти: три позиции он не возит. Третий не ответил вовсе, четвёртый прислал цены на другой объём.

  • Что показал журнал

    По трём строкам ответил только один поставщик — сравнивать не с чем. По одной строке цена пришла за упаковку, а в заявке была штука: пересчёт изменил сопоставимую цену почти вдвое.

  • Развилка

    Можно было взять единственное предложение и закрыть заявку. Журнал показал, что по трём строкам торга не было: это не выбор поставщика, а его отсутствие.

Что открывается: запрос и журнал ответов

Данные кейса сконструированы; правила запроса взяты из ГК и положения о закупке

  1. 1

    Запрос КП: двенадцать строк, четыре адресата

    Один перечень для всех, объём и единица по каждой строке, срок ответа и что ответить нужно построчно.

  2. 2

    Журнал ответов: кто закрыл какие строки

    Цена по каждому поставщику или прочерк. Внизу — строки без конкуренции и частичные ответы.

Файлы: с чем работать дальше

Агент делает — вы решаете

Агент собирает запросОдин перечень строк, одинаковый объём и срок ответа для всех адресатов.
Агент сводит ответыЦена по каждой строке, пересчёт к одной единице, прочерк там, где ответа нет.
Вы решаетеКого звать в переговоры, чью цену принять и что делать, если по строке предложение одно.
  1. 1

    Вход: заявка

    Письмо, таблица или сообщение в чате отдела: позиции, объём, срок.

  2. 2

    Приведение строк

    Наименование, характеристики, единица и количество к одному виду; пропуски — в уточнения.

  3. 3

    Запрос по шаблону

    Один перечень и один срок ответа; адресаты — из реестра поставщиков, а не из памяти.

  4. 4

    Сбор ответов

    Почта, вложения, PDF и таблицы: цены и условия извлекаются построчно.

  5. 5

    Журнал и проверка

    Пересчёт к одной единице, отметка частичных ответов и строк без конкуренции.

  6. 6

    Выход: журнал и напоминание

    Excel для отдела, письмо-напоминание молчащим, список уточнений по заявке.

Данные

Откуда данные

  • Заявка отдела

    Позиции, объём и срок из письма, таблицы или чата.

  • Реестр поставщиков

    Кому писать по этой категории: история цен и кто что возит.

  • Ответы поставщиков

    КП в PDF, письма, прайсы в таблицах — любые форматы.

  • Справочник номенклатуры

    Единицы и артикулы из учётной системы, чтобы сравнивать одно с одним.

Что подключим

Нормы, по которым строится запрос

Краевые случаи

Где общий порядок ломается

  • Молчание как ответ

    Поставщик не ответил — это не «дорого», а отсутствие данных. Строка помечается, а не сравнивается с нулём.

  • Цена за упаковку

    В заявке штуки, в ответе упаковка. Без пересчёта к одной единице сравнение бессмысленно.

  • Ответ не на тот объём

    Цена на другой объём выглядит ниже, но при пересчёте меняется. Строка не принимается без пересчёта.

  • Позиция без характеристик

    Если в заявке нет характеристики, поставщик предлагает то, что есть у него: сравнение уходит в сторону.

Что обычно возражают

  • «Мы и так пишем поставщикам»

    Пишем, но каждый раз по-своему: у кого-то без срока, у кого-то без объёма. Сравнивать такие ответы нельзя.

  • «У нас свои поставщики»

    Реестр остаётся ваш: агент не ищет новых, пока вы не попросите, и пишет только тем, кого вы указали.

  • «Дорогие позиции знаю наизусть»

    По одной-двум — да. По остальным память заменяется журналом, где видно, кто и когда что ответил.

Границы

Чего агент не делает

Не выбирает поставщика и не торгуется вместо человека. Не обещает цену и не подтверждает срок — только переносит сказанное поставщиком с датой. Не пишет новым адресатам без вашего списка и не отправляет письмо без вашего согласия: черновик показывается до отправки.

Вопросы, которые задают первыми

С чего начать?

С одной заявки: пришлите её как есть — вернём запрос и журнал, куда будут падать ответы.

Нужен ли доступ к почте?

Для отправки и чтения ответов — да, на ящик отдела. Без него агент соберёт запрос и журнал, а отправите вы.

Что если поставщик ответил в мессенджере?

Ответ вносится в тот же журнал: важно не где ответили, а по каким строкам.

Это заменяет закупщика?

Нет. Запрос и сведение ответов забирает агент; цена, переговоры и решение остаются человеку.

Роль целиком

Что ещё берёт на себя агент

Роли

Справки

Собрать запрос по одной заявке

Пришлите заявку и список адресатов — вернём запрос, журнал ответов и список того, чего в заявке не хватает.

Telegram
MAX
Открыть чат