Счёт, КП и прайс в один реестр: строки вместо папки вложений

  • /#promo-chat14 дней бесплатно, токены в подарок
  • /pricing/Карта не нужна, грант на токены

Предмет

Разные документы об одной закупке

Счёт, КП и прайс описывают один и тот же товар по-разному: где-то позиции, где-то только артикулы, где-то цена за упаковку. Свести их в реестр — значит привести к одной единице и показать, где документы расходятся. Без этого расхождение всплывает в оплате или на приёмке.

Кейс

Кейс: три документа, двадцать две строки, четыре расхождения

Что было

Счёт на двадцать две позиции, КП от другого поставщика на часть строк и прайс-лист в таблице. Три источника, три формата, часть позиций названа по-разному.

  • Что сделал агент

    Распознал скан счёта и прайс, свёл строки по артикулу и наименованию, привёл цены к одной единице измерения.

  • Расхождения

    В счёте цена по одной позиции выше, чем в КП. Количество по другой не совпало на упаковку. По третьей НДС указан в сумме, а не сверху. Четвёртая позиция есть в счёте и отсутствует в прайсе.

  • Что с учётом

    Строки собраны по справочнику номенклатуры: четыре позиции не нашлись автоматически и помечены — их сопоставляет человек, а не «похожее название».

  • Развилка

    Можно было перебить счёт руками и оплатить. Четыре расхождения означали бы четыре вопроса к поставщику уже после оплаты.

Что открывается: реестр и карта расхождений

Данные кейса сконструированы; распознавание проверено на реальном скане

  1. 1

    Реестр из трёх документов

    Двадцать две строки: позиция, количество, единица, цена, сумма и документ-источник каждой цифры.

  2. 2

    Расхождения построчно

    Цена, количество, НДС и отсутствующая в прайсе позиция: что с чем не сошлось и что с этим делать.

Файлы: с чем работать дальше

Агент делает — вы решаете

Агент читает документыСкан, PDF и таблица становятся строками с источником у каждой цифры.
Агент сводит и сверяетОдна единица измерения, пересчёт упаковки в штуки, расхождения отдельным списком.
Вы решаетеПринять документ, запросить исправленный или вернуть поставщику: проводку и подпись агент не делает.
  1. 1

    Вход: документы из почты и папки

    Счёт, КП, прайс — вложения, сканы и таблицы.

  2. 2

    Распознавание

    Текст и таблицы из сканов: позиции, количество, цены, НДС.

  3. 3

    Приведение к одной единице

    Упаковка в штуки, цена за килограмм в цену за единицу — по объёму из документа.

  4. 4

    Сопоставление со справочником

    Артикулы и наименования из учётной системы; несопоставленные — в отдельный список.

  5. 5

    Сверка и расхождения

    Что не сошлось: цена, количество, НДС, отсутствующая позиция.

  6. 6

    Выход: реестр и файл для учёта

    Excel с листом под загрузку, PDF для переписки, вопросы поставщику списком.

Данные

Откуда данные

  • Документы поставщика

    Счёт, КП, прайс — любые форматы, включая сканы и фото.

  • Учётная система

    Справочник номенклатуры и контрагентов: по нему строки становятся учётными.

  • Договор и спецификация

    Что заказано и по какой цене — база для сверки, а не память.

  • Переписка

    Что поставщик уже подтвердил словами: спорная строка не уходит в учёт молча.

Что подключим

Нормы, по которым собирается реестр

Краевые случаи

Где разбор ломается

  • Скан без текстового слоя

    Распознавание даёт цифры, но артикул на фото может исказиться: спорная строка читается человеком.

  • НДС в сумме или сверху

    Одна и та же цифра означает разные суммы. Признак НДС проверяется отдельно от цены.

  • Цена за упаковку

    В счёте упаковка, в прайсе штука. Без пересчёта строка сравнивается с несравнимым.

  • Позиция есть в счёте, нет в договоре

    Это не расхождение документа, а расхождение с договором: строка помечается и не проводится.

Что обычно возражают

  • «У нас бухгалтерия сама разбирает»

    Разбирает, но после оплаты. Расхождение дешевле найти до платежа, чем после.

  • «Распознавание ошибается»

    Ошибается, поэтому у каждой строки источник, а спорные помечаются, а не правятся молча.

  • «У нас всё в 1С»

    В 1С попадает результат. Вопрос в том, что вводится руками между почтой и 1С.

Границы

Чего агент не делает

Не проводит документ в учёте и не подписывает его. Не исправляет цены и количества в документе поставщика: расхождение показывается, а не затирается. Не решает, принять партию или вернуть. Не отправляет документы в госорганы и не работает с ЭДО без вашего договора с оператором.

Вопросы, которые задают первыми

Какие форматы понимает?

Скан и фото, PDF с текстом и без, Excel и CSV. Прайс в таблице — самый простой вход.

Что с НДС?

НДС разбирается отдельным признаком: в сумме или сверху. Это разные суммы при одной цене.

Как попадает в 1С?

Файлом по справочнику для загрузки. Проводку делает человек или штатный обмен.

Кто отвечает за ошибку ввода?

Ошибку ввода некому сделать: строки не перебиваются, а переносятся с источником. Спорные — помечены.

Роль целиком

Что ещё берёт на себя агент

Роли

Справки

Разобрать один комплект документов

Пришлите счёт, КП и прайс — вернём реестр строк, список расхождений и файл для учёта.

Telegram
MAX
Открыть чат