Заказ поставщику: из остатков 1С в документ, который можно отправить
- /#promo-chat14 дней бесплатно, токены в подарок
- /pricing/Карта не нужна, грант на токены
Предмет
Заказ считается по позиции, а не по категории
«Заканчивается» — не расчёт. Количество к заказу зависит от расхода, срока поставки, резерва и товара в пути: две позиции с одинаковым остатком требуют разного заказа. Плюс кратность упаковки: заказ на три штуки при упаковке в шесть превращается в шесть.
Кейс
Кейс: восемнадцать позиций, два поставщика
Что было
Заказ собирали по отчёту «остатки ниже нормы»: восемнадцать позиций, из них по семи заказали больше, чем нужно, потому что в расчёт не попал товар в пути.
Что учёл агент
Остаток, резерв, количество в пути, средний расход за восемь недель, срок поставки по договору и кратность упаковки.
Что получилось
По одиннадцати позициям заказ уменьшился, по четырём вырос: расход был выше среднего, а срок поставки — три недели. По трём позициям заказ не нужен: товар в пути покрывает спрос до следующей поставки.
Что с данными
По двум позициям не было истории расхода — они попали в отдельный список, а не в заказ с выдуманным средним. По одной позиции остаток отрицательный: это не «заказать больше», а разобраться с учётом.
Развилка
Можно было отправить заказ по отчёту ниже нормы. Он был бы больше на четверть и с двумя позициями, которых хватало на месяц.
Что открывается: заказ и расчёт количества
Данные кейса сконструированы; остатки и номенклатура взяты из живой базы 1С
- 1
Заказ по остаткам: восемнадцать позиций
Остаток, резерв, в пути, расход в день, точка заказа, количество, кратность и сумма по двум поставщикам.
- 2
Как считается количество к заказу
Один пример по шагам: спрос за срок поставки, страховой запас, вычет остатка и товара в пути, округление до упаковки.
Агент делает — вы решаете
| Агент считает заказ | Остаток, резерв, товар в пути, расход и срок поставки — по каждой позиции. |
|---|---|
| Агент показывает пробелы | Где нет истории расхода или срока поставки, позиция уходит в список, а не в заказ. |
| Вы решаете | Кому заказывать, по какой цене и что делать с отрицательным остатком. |
- 1
Вход: остатки из учётной системы
Остаток и резерв по складу, номенклатура и единицы измерения.
- 2
История расхода
Средний расход в день за период, а не «как в прошлом месяце».
- 3
Условия поставщика
Срок поставки и кратность упаковки из договора или карточки поставщика.
- 4
Расчёт по позиции
Спрос за срок поставки плюс страховой запас минус остаток и товар в пути.
- 5
Проверка данных
Позиции без истории, без срока и с отрицательным остатком — отдельным списком.
- 6
Выход: заказ и письмо
Excel по поставщикам, PDF для переписки, проект письма с заказом.
Данные
Откуда данные
Учётная система
Остаток и резерв по складу, номенклатура и единицы измерения.
История движений
Расход по позиции за период: без него нет средней скорости.
Договор с поставщиком
Срок поставки, кратность упаковки, минимальная партия.
Товар в пути
Заказы, которые уже размещены, но ещё не пришли: без них заказ дублируется.
Что подключим
1С: Розница
Работает на Рознице: остатки и резерв по складу читаются в этой сессии, лог вызова есть. Вашу базу подключим по запросу — адрес публикации OData и учётная запись на чтение, срок один рабочий день.
МойСклад
Подключим: нужен ключ API с правом чтения остатков, срок — один рабочий день.
Google Таблицы
Подключено: доступ к общим таблицам есть, но файлов на общем диске пока нет — таблицу отдела заводите вы или даёте доступ к своей.
Яндекс Почта
Работает: проект письма с заказом уходит поставщику из переписки отдела.
Битрикс24 — задачи
Подключим: нужен вебхук с правом создания задач, срок — один рабочий день.
Нормы, на которые опирается заказ
- ГК РФ, ст. 506Договор поставки: заказ — это не письмо, а действие по договору, у которого есть срок и количество.
- ГК РФ, ст. 508Периоды поставки: если в договоре они заданы, заказ привязывается к периоду, а не к удобству.
- ГК РФ, ст. 510Выборка товара: кто и в какой срок забирает партию — влияет на количество в заказе.
- 402-ФЗ, ст. 9Первичный документ: заказ должен оставлять след, по которому потом сверяют поступление.
Краевые случаи
Где расчёт ломается
Отрицательный остаток
Это не дефицит, а ошибка учёта или непроведённый документ. Заказом не лечится.
Нет истории расхода
Новая позиция: средний расход выдумывать нельзя, позиция уходит человеку.
Товар в пути не учтён
Самый частый источник двойного заказа: остаток маленький, а партия уже едет.
Кратность упаковки
Заказ на три штуки при упаковке в шесть — это шесть. Иначе поставщик пришлёт шесть, а в документах будет три.
Что обычно возражают
«У нас автозаказ в 1С настроен»
Настроен по минимуму остатка, без резерва, товара в пути и кратности. Отсюда лишние партии.
«Закупщик и так знает»
Знает по части позиций. По восемнадцати строкам память держать нечем, а ошибка стоит денег.
«Данные в 1С грязные»
Поэтому позиции без данных и с отрицательным остатком выносятся отдельно, а не заказываются.
Границы
Чего агент не делает
Не отправляет заказ поставщику без вашего подтверждения и не подписывает документы. Не исправляет остатки в учётной системе. Не придумывает срок поставки и расход, если их нет в данных: позиция помечается. Не решает, у какого поставщика заказывать.
Вопросы, которые задают первыми
Нужен ли доступ к 1С?
Для остатков — да, на чтение. Без него агент посчитает по выгрузке, но не увидит резерв и товар в пути.
Что с новыми позициями?
Без истории расхода они не заказываются автоматически: попадают в список для человека.
Как учитывается кратность?
Количество округляется вверх до упаковки, иначе поставщик пришлёт упаковку, а в документах будет другое число.
Это заменяет автозаказ?
Дополняет: считает по позиции, с резервом и товаром в пути, и показывает, где данных не хватает.
Роль целиком
Что ещё берёт на себя агент
Запрос КП по заявке
Из заявки — четыре письма и журнал ответов, где видно, кто промолчал по каким строкам.
Поиск поставщиков и аналогов
Карта рынка по категории со ссылкой на источник цены и датой проверки.
Счёт, КП и прайс в реестр
Три документа разных форматов — один реестр строк и файл для учёта.
Договор по закупке
Проект договора сверяется с итогом закупки: что заказали, что подписываем, где расхождение.
Сравнение предложений
КП приводятся к сопоставимой цене: с доставкой, отсрочкой и кратностью партии.
Отчёт по снабжению
История цен, оборачиваемость в днях и ABC — файлом для руководителя.
Мониторинг цен по категориям
Недельный срез, индекс цен и алерт на скачок до закупки, а не после.
Роли
Справки
Посчитать заказ по вашему складу
Дайте остатки и историю расхода — вернём заказ по поставщикам, расчёт по каждой позиции и список пробелов в данных.