Брак от поставщика: акт, срок по норме и письмо с расчётом
- /#promo-chat14 дней бесплатно, токены в подарок
- /pricing/Карта не нужна, грант на токены
Предмет
Рекламация проигрывается на сроке
Недостаток надо обнаружить, зафиксировать и предъявить в срок. Договор и норма задают разные сроки: гарантийный, срок годности, срок предъявления по поставке. Если считать «в целом», часть позиций выпадает — по ним срок уже прошёл, и требование становится просьбой.
Кейс
Кейс: четыре позиции брака из трёх партий
Что было
На приёмке нашли бой по одной позиции и недолив по трём. Акт написали на месте, но рекламацию собрали через две недели, когда дошло до бухгалтерии.
Что показал расчёт
По одной позиции срок по договору истекал через три дня, по другой — через одиннадцать, по двум остальным оставалось больше двух недель.
Что с суммой
Сумма брака считалась по цене поставки, а не по текущей: разница по одной позиции была существенной, потому что цена выросла.
Что сделал агент
Собрал акт с перечнем и фото, посчитал остаток срока по каждому основанию, подготовил письмо с требованием замены по двум позициям и возврата денег по одной.
Развилка
Можно было отправить одно общее письмо через две недели. По одной позиции срок был бы уже пропущен, и разговор шёл бы не о замене, а о доброй воле поставщика.
Что открывается: акт и расчёт сроков
Данные кейса сконструированы; сроки считаются по нормам ГК и условиям договора
- 1
Акт о браке: четыре позиции
Партия, документ поставки, характер недостатка, количество, цена и сумма, фото и отметка кладовщика.
- 2
Сроки: сколько осталось
По каждой позиции — основание срока, дата поставки, дней прошло и дней осталось до истечения.
Агент делает — вы решаете
| Агент фиксирует недостаток | Позиции, количество, характер брака и сумма — по документам приёмки. |
|---|---|
| Агент считает срок | Сколько дней осталось по каждому основанию: договор, гарантия, поставка. |
| Вы решаете | Требовать замену, скидку или возврат денег — и подписываете акт. |
- 1
Вход: приёмка и документы
Акт кладовщика, фото, документ поставки и договор с условиями.
- 2
Проверка оснований
Что считается недостатком по договору и какой срок предъявления установлен.
- 3
Расчёт сроков
По каждой позиции — дата поставки, срок, дней прошло и осталось.
- 4
Сумма требования
По цене поставки, а не по текущей; НДС и доставка — отдельными строками.
- 5
Проект письма
Что не так, чего требуем, к какой дате; позиции с истекающим сроком — первыми.
- 6
Выход: акт, расчёт и письмо
Excel с расчётом, PDF акта, текст письма поставщику.
Данные
Откуда данные
Приёмка
Акт, фото и отметки кладовщика: что именно пришло не так.
Документ поставки
Партия, дата, количество и цена — основа расчёта суммы.
Договор
Условия о качестве, сроке предъявления и порядке замены.
Переписка
Что поставщик уже признал словами и что обещал.
Что подключим
Яндекс Почта
Работает: письмо поставщику уходит из переписки отдела, ответ читается там же.
Текст из документов
Работает: акт приёмки и документ поставки разбираются на позиции.
1С: Розница
Работает на Рознице: партия, цена поставки и остатки для расчёта суммы. Вашу базу подключим по запросу — адрес публикации OData и учётная запись на чтение, срок один рабочий день.
Google Таблицы
Подключено: доступ к общим таблицам есть, но файлов на общем диске пока нет — таблицу отдела заводите вы или даёте доступ к своей.
Битрикс24 — задачи
Подключим: нужен вебхук с правом создания задач, срок — один рабочий день. Задача на замену не теряется.
Нормы, по которым считается срок
- ГК РФ, ст. 474Проверка качества товара: в какой срок и в каком порядке она проводится.
- ГК РФ, ст. 477Сроки обнаружения недостатков: от них считается, можно ли ещё предъявить требование.
- ГК РФ, ст. 518Последствия поставки товара ненадлежащего качества: замена, доукомплектование, возврат денег.
- ГК РФ, ст. 483Уведомление поставщика о ненадлежащем исполнении: без него требование слабее.
Краевые случаи
Где рекламация ломается
Срок истёк, а брак есть
Требование остаётся, но основание другое. Строка помечается: это разговор, а не претензия.
Гарантия и срок поставки
Два разных срока. Считать по одному — значит потерять второе основание.
Бой при перевозке
Это спор с перевозчиком, а не с поставщиком. Акт составляется при выдаче, иначе спор проигран.
Цена изменилась
Сумма считается по цене поставки: текущая цена завышает требование и делает его спорным.
Что обычно возражают
«Поставщик всё равно откажет»
Откажет или нет — вопрос переписки. Пропущенный срок делает отказ автоматическим.
«У нас мелкий брак, не стоит письма»
Мелкий брак по одной позиции — норма. По четырём за квартал это уже деньги и повторяющийся поставщик.
«Акт составляет кладовщик»
Составляет, но не считает сроки и сумму требования. Это разные работы.
Границы
Чего агент не делает
Не предъявляет претензию от вашего имени и не подписывает акт. Не решает, требовать замену или деньги. Не обещает исход спора и не оценивает судебную перспективу. Не меняет даты в документах: если срок истёк, так и написано.
Вопросы, которые задают первыми
Откуда берутся сроки?
Из договора и нормы: срок предъявления по поставке, гарантийный срок, срок годности. По каждой позиции считается отдельно.
Что если срок уже истёк?
Строка помечается: требование остаётся, но основание другое — это переговоры, а не претензия.
Нужен ли доступ к 1С?
Для партии и цены поставки — да. Без него расчёт идёт по документам, которые вы пришлёте.
Кто отправляет письмо?
Вы. Агент готовит текст и расчёт, отправка — по вашему решению.
Роль целиком
Что ещё берёт на себя агент
Запрос КП по заявке
Из заявки — четыре письма и журнал ответов, где видно, кто промолчал по каким строкам.
Поиск поставщиков и аналогов
Карта рынка по категории со ссылкой на источник цены и датой проверки.
Счёт, КП и прайс в реестр
Три документа разных форматов — один реестр строк и файл для учёта.
Договор по закупке
Проект договора сверяется с итогом закупки: что заказали, что подписываем, где расхождение.
Заказ поставщику по остаткам
Остаток, резерв и спрос из 1С превращаются в заказ с кратностью и сроком.
Сравнение предложений
КП приводятся к сопоставимой цене: с доставкой, отсрочкой и кратностью партии.
Отчёт по снабжению
История цен, оборачиваемость в днях и ABC — файлом для руководителя.
Роли
Справки
Разобрать один случай брака
Пришлите акт приёмки и договор — вернём акт о браке, расчёт сроков по каждой позиции и текст письма поставщику.