Письмо клиенту: новая дата, причина с отметкой и варианты решения

  • /#promo-chat14 дней бесплатно, токены в подарок
  • /pricing/Карта не нужна, грант на токены

Предмет

Письмо, по которому можно работать

Клиенту не нужно знать, что «что-то случилось». Ему нужны новая дата, причина, которой можно верить, и варианты: держать срок, перегрузить на другой борт, перенести окно. Поэтому письмо состоит из факта, отметки и выбора.

Кейс

Кейс: рейс, который опаздывал на двадцать часов

Что было

Рейс Новосибирск — Красноярск, плановая выгрузка двенадцатого ноября в десять утра, клиент ждал машину на объекте.

  • Что нашлось

    Одиннадцатого вечером закрыли участок трассы; прогноз выгрузки сдвинулся на шесть утра следующего дня — плюс двадцать часов.

  • Развилка

    Можно было ждать статуса от водителя. Цена ожидания — клиент узнаёт об опоздании от получателя и отдаёт следующий рейс конкуренту.

  • Письмо

    Новая дата, отклонение в часах, причина с отметкой времени и три варианта: держим срок, перегруз на другой борт с выгрузкой к восемнадцати, перенос окна по выбору клиента.

  • Второе письмо

    Подтверждение заявки на следующий рейс: окна, водитель, кузов, контакты на точках — в том же документе.

Два письма в одном документе: уведомление об отклонении и подтверждение заявки.

Документ для правки

Документ, который заполняют и подписывают

Файлы документа

Агент делает — вы решаете

Агент собирает письмоРейс, план, прогноз, отклонение, причина с отметкой, варианты с ценой.
Агент готовит адресатовКлиент, получатель, менеджер — по вашему списку и по рейсу.
Вы решаетеТон, вариант решения и отправку. Письмо клиенту — ваш голос, не агента.
  1. 1

    Вход: сводка рейсов

    План и прогноз по рейсу, отметки о причинах — из вашей таблицы и сообщений.

  2. 2

    Проверка причины

    Причина без отметки в письмо не идёт: нужна ссылка на сообщение дорожной службы, весовой контроль или время погрузки.

  3. 3

    Сборка вариантов

    Держать срок, перегруз, перенос окна — с ценой и новым временем.

  4. 4

    Сборка документа

    Письмо-уведомление и письмо-подтверждение из одних данных рейса.

  5. 5

    Word и PDF

    Word — чтобы поправить тон, PDF — чтобы отправить как есть.

  6. 6

    Выход: отправка

    Письмо уходит из почты логиста, копия — в папку рейса.

Что подключим

На что опирается письмо

Границы

Чего агент не делает

Не отправляет письмо клиенту без подтверждения человека и не извиняется за компанию. Не придумывает причину, если отметки нет: тогда в письме стоит «причина уточняется», а не «пробки». Не обещает точное время прибытия — только прогноз.

Вопросы

Чем это лучше обычного письма?

Оно собрано из данных рейса: дата, отклонение и причина не пересказаны, а взяты из отметок.

Можно ли отправлять автоматически?

Нет. Агент готовит текст, отправку подтверждает человек.

Что если причины нет?

В письме будет «причина уточняется» и новый прогноз; выдумывать запрещено.

Где Word?

Ссылка на Яндекс.Диске, и он же вложен внутрь PDF.

Роль целиком

Что ещё берёт на себя агент

Бланки в Word: скачать и править

Роли

Справки

Подготовить письмо по рейсу

Пришлите сводку рейсов — вернём письма в Word и PDF с причиной, отметкой и вариантами решения.

Telegram
MAX
Открыть чат