Комплект документов поставки: сверка до отгрузки, а не после

  • /#promo-chat14 дней бесплатно, токены в подарок
  • /pricing/Карта не нужна, грант на токены

Предмет

Четыре документа об одном грузе

Одна партия описана инвойсом, упаковочным листом, спецификацией и накладной. Каждый документ отвечает за своё: цена, вес, артикул, места. Расхождение между ними находят на посту или на приёмке — там, где уже поздно и дорого. Поэтому сверка идёт до отгрузки, по всем четырём сразу.

Кейс

Кейс: партия, где не сошлись вес и артикул

Что было

Партия из тринадцати позиций: инвойс, упаковочный лист, спецификация и накладная пришли в разное время и от разных людей. Сумма партии — двенадцать тысяч девятьсот пятьдесят семь долларов и шестьдесят центов.

  • Что нашлось

    Позиция с горшком: в инвойсе четыреста восемьдесят штук, в упаковочном листе четыреста шестьдесят восемь. Нетто по грунту расходится на семь килограммов шестьсот граммов.

  • Артикул

    В спецификации стоит артикул, отличающийся от инвойса перестановкой двух цифр. Это не опечатка расчёта: так пришло. Пока поставщик не подтвердил, позиция не проводится.

  • Вес партии

    Брутто по позициям и брутто по накладной расходятся на тридцать три килограмма восемьсот граммов, мест по накладной на одно больше.

  • Развилка

    Можно было отгрузить и «поправить на приёмке». Цена ошибки — сутки на складе временного хранения и повторная подача документов; стоимость суток выше, чем день переписки с поставщиком.

Что открывается: лист сверки и карта расхождений

Данные кейса сконструированы; правила сверки взяты из норм перевозки

  1. 1

    Лист сверки комплекта

    Тринадцать позиций, четыре документа. Подсвечены только строки с расхождением, внизу — итог партии.

  2. 2

    Где именно расходятся

    Разница в единицах своего документа: килограммы, штуки, место. Видно, какой документ с каким не сошёлся.

Файлы: с чем работать дальше

Агент делает — вы решаете

Агент сводит четыре документаПозиции, количество, вес, места и цены в одной таблице, каждая цифра с подписью источника.
Агент показывает расхождениеСтрока, документы, разница в единицах и что из этого следует для отгрузки.
Вы решаетеПринять партию, вернуть на пересчёт или запросить подтверждение артикула у поставщика.
  1. 1

    Вход: комплект из почты и папки

    Инвойс, упаковочный лист, спецификация, накладная — вложения из переписки и общая папка отдела.

  2. 2

    Распознавание сканов

    Текст из документов: таблица позиций из PDF и фотографий, включая английский.

  3. 3

    Сведение по позициям

    Один артикул — одна строка, в которой видно значение из каждого документа.

  4. 4

    Проверка правил

    Количество — инвойс и спецификация; вес — инвойс и упаковочный лист; брутто и места — упаковочный лист и накладная.

  5. 5

    Разбор расхождений

    Каждое расхождение получает вес, документы и последствие: стоп, уточнение или запись в оговорку.

  6. 6

    Выход: лист сверки и письмо

    Excel для отдела, PDF для переписки, письмо поставщику с перечнем расхождений одним списком.

Данные

Откуда данные

  • Документы поставщика

    Инвойс, упаковочный лист, спецификация — ваши вложения, в том числе сканы.

  • Накладная и CMR

    Брутто и места по партии; сверяются с упаковочным листом.

  • Учётная система

    Артикулы и номенклатура: агент сверяет артикул из документа со справочником, а не «на глаз».

  • Переписка

    Что поставщик уже подтвердил словами и чего не подтвердил документом.

Что подключим

Нормы, по которым сверяем

Краевые случаи

Где общий порядок ломается

  • Артикул в спецификации — не тот

    Перестановка цифр выглядит как опечатка, но означает другой товар. Пока не подтверждено, позиция не проводится.

  • Вес не сходится на всю партию

    Позиции сошлись, а партия нет: лишнее место или вес на поддоне. Ищется по разнице итогов, а не по строкам.

  • Документ пришёл после отгрузки

    Комплект собирается не к дате рейса, а к дате заказа. Агент помечает, чего не хватает к отгрузке.

  • Скан без текстового слоя

    Распознавание даёт цифры, но артикул с фотографии может быть искажён: спорные читаются человеком.

Что обычно возражают

  • «Комплект проверяет брокер»

    Проверяет, но позже и по своей выборке. Сверка до отгрузки дешевле, чем разбор на посту.

  • «У нас всегда что-то не сходится»

    Именно поэтому нужен список расхождений, а не запись «принято с замечаниями».

  • «Документы в разных форматах»

    Поэтому и нужна одна таблица: скан, PDF и письмо сводятся к позициям, а не к папке.

Границы

Чего агент не делает

Не согласовывает замену товара и не подтверждает артикул за поставщика. Не подписывает накладную и не ставит оговорки вместо водителя. Не решает, пропустит ли пост: это решение инспектора, а не комплекта. Не переводит документы юридически значимо — перевод для понимания и сверки, не для подачи.

Вопросы, которые задают первыми

Что если документов не хватает?

Считает по тому, что есть, и отдельно показывает, чего нет к отгрузке.

Насколько точна сверка скана?

Позиции и суммы читаются надёжно; спорные артикулы помечаются для человека.

Где хранятся документы?

В вашем аккаунте: комплект и сверка не публикуются.

Заменит ли это декларанта?

Нет. Агент готовит разбор, решение и подпись остаются человеку.

Роль целиком

Что ещё берёт на себя агент

Роли

Справки

Сверить комплект до отгрузки

Пришлите инвойс и упаковочный лист — вернём лист сверки с расхождениями и список того, чего не хватает.

Telegram
MAX
Открыть чат