Дело

Реестр поставок, который сходится с учётом

Свожу поставки в реестр и сверяю с учётом: документ поставщика, факт приёмки, проводка. Расхождения — актом, претензией и корректировкой; подпись остаётся человеку.

Предмет

Три контура одной строки

Реестр поставок — не список накладных. Это три контура одной строки: что предъявил поставщик, что реально приняли на склад и что попало в проводки. Пока контуры не сходятся, поставка открыта: долг висит, вычет под вопросом, претензия не предъявлена.

Что входит в реестр

Дата, поставщик, документДата поставки, ИНН и КПП, номер договора; УПД, ТОРГ-12 или счёт-фактура с номером, датой и подписями обеих сторон. Электронный — с отметкой ЭДО.
Партия и номенклатураАртикул и наименование, а не только сумма: пересорт по сумме не виден, а по складу виден сразу.
КоличествоДве колонки — по документу и по факту. Разница между ними и есть недостача или бой, а не «погрешность».
Цена и суммаЦена из договора или прайса на дату поставки; сумма без налога считается от факта, а не от документа.
НДССтавка и сумма налога: с 2026 года ставка 22 %, чужой процент в документе — расхождение, а не мелочь.
Статус приёмкиПринято полностью, частично, отказ, принято без документа, возврат. Статус — не украшение: от него зависит, что делать дальше.
Расхождение и актТип расхождения, документ-основание, срок и ответственный. Без документа расхождение не существует.
Статус в учётеПроведено, проведено с расхождением, не проведено, задвоено, сторно. Строка закрыта, когда контуры сошлись.

Порядок

Как эту работу делают

Сверка идёт построчно, а не «по месяцу»: одна сумма может сойтись, а количество — нет, и наоборот. Разница «документ минус факт» — предмет претензии; разница «факт минус учёт» — ошибка учёта. Первую закрывают актом и претензией, вторую — корректировкой или сторно, и путать их дорого: претензией не исправляют проводку.

Как идёт работа

  1. 1

    Собираю документы партии

    УПД или ТОРГ-12, транспортная накладная, счёт, спецификация. Проверяю, чем закрыт именно этот завоз, а не «примерно тот».

  2. 2

    Свожу с приёмкой

    Количество, номенклатура, качество, время. Каждая строка получает два значения: по документу и по факту.

  3. 3

    Сверяю с учётом

    Проводка, сумма, ставка налога. Ищу не только пропуск, но и задвоение: учёт больше документа — тоже расхождение.

  4. 4

    Разношу расхождения

    Каждому — свой документ и срок: акт, претензия, корректировка, сторно, исправленный УПД. Без срока расхождение живёт годами.

  5. 5

    Закрываю строку

    Строка закрыта, когда три контура дают одну сумму. Что не закрывается — в отдельный список, а не в примечание мелким шрифтом.

Брак

Что считается браком

  • Реестр по накладным

    Собран из документов поставщика, без факта приёмки. Такой реестр сходится сам с собой и расходится со складом.

  • Строка без статуса в учёте

    Документ есть, проводки нет или она другая. Пока статус не проставлен, непонятно, долг это или подарок.

  • Акт без второй подписи и без извещения

    Односторонний акт работает только при доказанном извещении поставщика по адресу из договора. Иначе это бумага для себя.

  • Расхождение, закрытое перепиской

    «Созвонились, поставщик согласен» в учёте не существует. Нужен документ с датой и подписью.

  • Задвоение, найденное аудитором

    Одна поставка проведена дважды: учёт больше документа. Находится на инвентаризации, когда исправлять уже дороже.

  • Вычет по чужой ставке

    Двадцать процентов в документе 2026 года, принятые к вычету как двадцать два. Сумма сходится, налог — нет.

Кейс

Дело, где всё решил акт сверки

Арбитражный суд Воронежской области, дело № А14-1498/2025: поставщик взыскал с покупателя долг за партию замороженной продукции и пеню. Покупатель возражал: договор истёк, УПД не подписаны, акт сверки подписан не главным бухгалтером, есть акт о расхождениях по количеству и качеству. Суд взыскал долг и пеню полностью.

На чём держался спор

Договор истёкПункт 5.1 ограничил срок 2017 годом, но пункт 5.2 продлевает его на каждый год без уведомления за 14 дней. Поставки и оплаты 2024 года подтвердили, что договор жив.
Кто подписал акт сверкиАкт подписал бухгалтер по приказу, а не главный, и поставил печать. Суд признал полномочия: они явствовали из обстановки и подтвердились оплатой.
Нет подписи в УПДУПД не подписаны покупателем, но отражены в акте сверки и оплачены. Суд: наименование, количество и цена согласованы.
Есть акт о расхожденияхАкт № 3 от 04.10.2024 составлен после приёмки, без подписи поставщика и без извещения в срок по договору. Доказательством не стал.

Основание

На чём держится вывод

Держится на трёх вещах. Акт сверки с печатью и последующая оплата ровно той суммы — признание долга. Акт о расхождениях без подписи второй стороны и без извещения в срок — не доказательство, потому что договор установил свой порядок приёмки. Письма на адрес, которого нет в договоре, поставщика о претензии не известили.

Сверх документа

Что видно сверх написанного

  • Оплата сильнее подписи

    Покупатель сам закрыл спор о долге, заплатив ровно сумму из акта сверки. Дальше спорить было не о чем.

  • Адрес в договоре — ловушка

    Переписка велась, но не по адресу из договора. В споре это оказалось дороже, чем кажется на старте.

  • Односторонние накладные не помешали

    Покупатель не оспаривал факт получения товара, и суд взял его из ответа на претензию.

  • Акт был, но не сработал

    Подвела не форма, а порядок: не в момент приёмки, без второй подписи, без извещения. Форма без процедуры ничего не стоит.

  • Суд сдвинул начало просрочки

    Первичка не подписана — суд отсчитал неустойку от подтверждённой даты поставки. Неаккуратная приёмка меняет расчёт.

  • Пеня дороже долга

    Один процент в день за восемь месяцев дал сумму больше основного долга. Снижать не просили, контррасчёт не принесли.

Где общий порядок ломается

Поставка без накладнойТовар на складе есть, документа нет. В учёт не ставится: без первичного документа нет факта хозяйственной жизни. Строка остаётся открытой.
Частичная приёмкаПроводка — по факту, претензия — на разницу. Провести по документу значит спрятать недостачу до инвентаризации.
ПересортСумма сходится, номенклатура нет. По деньгам сверка чистая, по складу — нет: нужна замена или корректировка номенклатуры.
Возврат бракаОтдельная строка с УКД и сторно. «Минус в уме» не считается: в учёте останется брак, которого нет.
ЗадвоениеОдна поставка проведена дважды. Лечится сторно второй проводки, а не правкой документа поставщика.
Чужая ставка НДССумма сходится, налог нет. Вычет не заявляют до исправленного УПД, а строка ждёт следующего налогового периода.
Акт в одностороннем порядкеРаботает только при доказанном извещении по адресу из договора. Письмо на другой адрес юридически значимым сообщением не считается.

Приёмка

Каким реестр принимают

  • Три контура в каждой строке

    Документ поставщика, факт приёмки и проводка. Строка закрыта только тогда, когда все три дают одну сумму без НДС.

  • Мост сходится

    Итог по документам, по факту и в учёте объяснён: недостача и бой вычтены, задвоение снято, непроведённое названо отдельно.

  • У расхождения есть документ и срок

    Акт, претензия, корректировка, сторно или исправленный УПД — с датой, ответственным и подписью. Не «созвонились».

  • Список неисправимого

    Акт, не составленный в день приёмки; письмо не по адресу договора; чужая ставка НДС; прошедший налоговый период. Это не «потом», это уже поздно.

  • Ни одной строки без статуса

    Проведено, не проведено, задвоено, сторно. Реестр без статусов — это список документов, а не сверка.

Нормы и практика

Подключения

Что подключим

Документы, склад и учёт — откуда берутся данные для строки реестра

Возражения

Что обычно возражают

  • У нас всё в 1С, реестр не нужен

    Реестр — не второй учёт, а сверка: он показывает, где 1С и документы расходятся. Его можно собрать из выгрузки 1С — суть та же.

  • Расхождения закроем в конце месяца

    Проводку — можно. Акт о недостаче по договору фиксируют в день приёмки: позже он становится воспоминанием, а не доказательством.

  • Поставщик пришлёт исправленный УПД

    Дождёмся, но строка остаётся открытой: до исправления вычет не заявляют, а долг в учёте висит с чужой ставкой.

Границы

Что агент не делает

Не подписываю акты и не выставляю претензию от вашего имени: подпись, сумма и решение — за человеком. Не правлю документы поставщика и не дорисовываю недостающие реквизиты. Не обещаю, что вычет восстановят: это решает налоговая, а я показываю, чего в комплекте не хватает и что уже не исправить.

Соседние дела

Что ещё берёт на себя агент

Работы той же роли на тех же данных — их можно ставить следующим шагом.

Проверить реестр на сверку

Пришлите выгрузку поступлений и документы поставщиков — вернём реестр с мостом «документы — факт — учёт» и списком расхождений.

Telegram
MAX
Начать бесплатно

В вакансиях это звучит буднично: «вести реестр контрактов и договоров», «сверка с поставщиками», «приём и контроль первичных документов». Работа одна: свести поставки в реестр, который сходится с учётом — по количеству, номенклатуре, цене и налогу.

Агент собирает реестр построчно: что предъявил поставщик, что реально приняли на склад и что попало в проводки. Где расходится — показывает акт, претензию и корректировку, и что уже нельзя исправить задним числом.

На выходе таблица, которая сходится с учётной системой до рубля, и список расхождений с решением по каждому. Подпись и спорную сумму оставляю человеку.

Результат

Реестр, который сходится с учётом по каждой строке: документ поставщика, факт приёмки и проводка дают одну сумму, а каждое расхождение закрыто актом, претензией или корректировкой.

Спросить агента

Подключения

Сервисы, без которых это дело не сделать. Все подключения.

ЮKassa: платежи, возвраты и сверкаАгент подключитСберФакторинг: агент для заявок и финансированияАгент подключитСбер Зарплатный проект: агент для выплатАгент подключит

Роли

Документация