Закрывающие документы подрядчиков: реестр вместо папки с письмами

  • /#promo-chat14 дней бесплатно, токены в подарок
  • /pricing/Карта не нужна, грант на токены

Предмет

Комплект, у которого есть срок

Закрывающий документ — не бумага, а условие: расход принимается к учёту, а входной налог идёт к вычету только при полном комплекте. Значит у каждого договора есть срок, к которому комплект должен быть. Реестр показывает и комплект, и срок, а не только наличие файлов.

Кейс

Кейс: месяц, где четыре договора не закрылись

Что было

Четырнадцать договоров с подрядчиками за октябрь: перевозка, экспедирование, склад, таможенный представитель, погрузо-разгрузочные работы, страхование.

  • Что нашлось

    По четырём договорам комплект неполный: где-то нет акта, где-то счёта, по двум просрочка больше тридцати дней, по одному нет реестра вагонов.

  • Сумма под риском

    Четыреста восемьдесят шесть тысяч двести рублей в одном договоре и ещё сто двадцать одна тысяча девятьсот рублей в трёх остальных: расход не принимается, вычет ждёт документов.

  • Развилка

    Можно было «доносить по мере поступления». Цена ошибки — закрытие месяца без этих расходов и повторная сверка в следующем, когда период уже сдан.

  • Что сделано

    Один запрос на все недостающие документы по каждому подрядчику, со сроком три рабочих дня, и реестр, в котором строка не исчезает до комплекта.

Что открывается: реестр и запрос подрядчику

Данные кейса сконструированы; состав комплекта взят из правил учёта и вычета

  1. 1

    Реестр закрывающих

    Четырнадцать договоров: комплект, срок, статус. Просрочка и неполный комплект подсвечены.

  2. 2

    Комплект и риск

    Сколько можно передать в бухгалтерию и сколько висит под риском — двумя величинами.

Файлы

Агент делает — вы решаете

Агент держит реестрДоговор, сумма, комплект, срок, статус — по каждому подрядчику.
Агент собирает запросОдин список недостающего на подрядчика, со сроком ответа.
Вы решаетеПередавать ли комплект, писать ли претензию и как закрывать спорную сумму.
  1. 1

    Вход: почта и папка договоров

    Акты, счета, универсальные документы и реестры — вложения из переписки.

  2. 2

    Разбор документа

    Текст из скана и PDF: номер договора, период, сумма, вид документа.

  3. 3

    Сверка с договором

    Сумма и период против договора; расхождение выносится отдельной строкой.

  4. 4

    Сборка комплекта

    УПД или акт и счёт, реестр рейсов, подтверждение оплаты — по правилу вашего учёта.

  5. 5

    Запрос и напоминание

    Один список недостающего подрядчику, срок ответа, повтор через три дня.

  6. 6

    Выход: реестр и передача

    Excel для бухгалтерии, PDF для сверки, письмо подрядчику.

Данные

Откуда данные

  • Договоры

    Номер, период, сумма и условия оплаты — из ваших договоров и приложений.

  • Документы подрядчиков

    Акты, счета, УПД: сканы и PDF из почты и папки.

  • Учётная система

    Проведённые документы и остаток по договору, если есть доступ к 1С.

  • Оплата

    Аванс или постоплата: от этого зависит, что считается закрытием.

Что подключим

Нормы, по которым собираем комплект

Краевые случаи

Где ломается

  • Акт есть, счёта нет

    Комплект неполный: расход есть, вычета нет. Реестр показывает это отдельной строкой.

  • Сумма в акте больше договора

    Лишняя сумма без допсоглашения не принимается: нужно либо приложение, либо исправленный акт.

  • Подрядчик прислал УПД вместо акта и счёта

    Универсальный документ закрывает оба, если в нём заполнены обе функции.

  • Документ за прошлый период

    Поздний документ меняет уже сданный период: срок важнее полноты.

Что обычно возражают

  • «Мы и так знаем, у кого чего нет»

    Знаем до первого расхождения с бухгалтерией. Реестр показывает это без сверки вручную.

  • «Подрядчики присылают, когда хотят»

    Поэтому и есть срок в запросе и повтор через три дня.

  • «Это работа бухгалтерии»

    Сбор комплекта — логистика; бухгалтерия проводит то, что собрано.

Границы

Чего агент не делает

Не подписывает акт и не согласовывает зачёт. Не проводит документы в учёте и не подаёт отчётность. Не решает, принять ли расход без документа: это решение человека с последствиями. Не перевыставляет претензию подрядчику — готовит основание, подпись остаётся.

Вопросы

Что если документ пришёл после закрытия месяца?

Строка остаётся в реестре со статусом «поздний»: видно, какой период затронут.

Можно ли вести реестр без 1С?

Да. Учётная система нужна для сверки проведения, а не для самого реестра.

Кто пишет подрядчику?

Агент готовит письмо, отправка — по вашему подтверждению.

Где хранятся документы?

В вашем аккаунте, в папке по договору.

Роль целиком

Что ещё берёт на себя агент

Роли

Справки

Собрать комплект к закрытию месяца

Пришлите договоры и папку с документами — вернём реестр с просрочкой и готовые запросы подрядчикам.

Telegram
MAX
Открыть чат