Заявка на перевозку: полнота проверяется до ставки

  • /#promo-chat14 дней бесплатно, токены в подарок
  • /pricing/Карта не нужна, грант на токены

Предмет

Двенадцать полей, без которых рейс не встаёт

Заявка — не письмо «заберите груз», а набор сведений, по которым ставятся транспорт, окна и ответственность. Половина простоев начинается на входе: в заявке нет массы, адреса разгрузки или контакта, и дальше вся цепочка строится на догадке.

Кейс

Кейс: заявка, которую нельзя было ставить в работу

Что было

Двенадцать заявок за неделю из почты и мессенджера: разными словами, в разном порядке, часть с фотографией накладной вместо текста.

  • Что нашлось

    В одной заявке нет массы груза и адреса разгрузки; ещё в двух окно разгрузки описан словами «после обеда» без даты.

  • Цена вопроса

    Двадцать тонн оборудования без подтверждённой массы — это весовой контроль на выезде: перегруз снимается перегрузом на другой борт, а это уже другой рейс и другие деньги.

  • Развилка

    Можно было поставить транспорт «по опыту» и уточнить в пути. Цена ошибки — машина у ворот отправителя без адреса выгрузки.

  • Что сделано

    Неполная заявка вернулась клиенту одним письмом с перечнем двух недостающих полей; полные одиннадцать оформлены с окнами и контактами.

Что открывается: журнал заявок и бланк

Данные кейса сконструированы; состав полей взят из правил перевозки

  1. 1

    Журнал заявок недели

    Двенадцать заявок: маршрут, груз, масса, окно, статус. Неполная подсвечена и не идёт в работу.

  2. 2

    Заявки по дням

    Пик недели — вторник и среда: под него и ставится транспорт.

Файлы

Агент делает — вы решаете

Агент принимает и проверяетРазбирает текст, раскладывает по полям, показывает, чего не хватает.
Агент оформляетБланк заявки, задание водителю, подтверждение клиенту с окнами и точками.
Вы решаетеСтавку, перевозчика и приоритет, когда заявок больше, чем машин.
  1. 1

    Вход: письмо или сообщение

    Заявка приходит текстом, вложением или фотографией накладной.

  2. 2

    Разбор на поля

    Двенадцать полей: маршрут, груз, масса, объём, габариты, окна, контакты, кузов, условия.

  3. 3

    Проверка полноты

    Нет массы или адреса разгрузки — заявка не принята; возврат одним списком.

  4. 4

    Расчёт окна и плеч

    Срок доставки по плечам и окну погрузки, а не «как обычно».

  5. 5

    Оформление

    Бланк заявки для диспетчера и задание водителю с точками и окнами.

  6. 6

    Выход: подтверждение клиенту

    Письмо с окнами, точками и требованиями к кузову, копия — в реестр.

Данные

Откуда данные

  • Почта и мессенджер

    Текст заявки, вложения, фотографии накладных.

  • Справочник точек

    Адреса и окна ваших складов и постоянных получателей.

  • Учётная система

    Контрагент и договор: от них зависит, что писать в заявке.

  • Тарифы

    Ставки по плечам, по которым считается предварительная стоимость.

Что подключим

Нормы, по которым проверяем

Краевые случаи

Где ломается

  • Окно словами

    «После обеда» — не окно. Без даты и часов нельзя ни поставить машину, ни посчитать простой.

  • Масса не указана

    Оценка «тонн двадцать» не годится: весовой контроль считает по факту, а не по слову.

  • Заявка из мессенджера

    Голосовое сообщение и картинка без подписи: агент разбирает, но спорное возвращает человеку.

  • Две заявки на одну машину

    Приоритет ставит человек: агент показывает конфликт и его цену.

Что обычно возражают

  • «Клиент всегда пишет как получится»

    Поэтому проверка автоматическая: список недостающего уходит до расчёта ставки.

  • «Мы и так знаем свои маршруты»

    Знаем маршруты, а не окна и массы в конкретный день.

  • «Это лишний шаг»

    Шаг один — возврат одним письмом вместо трёх вопросов и одного простоя.

Границы

Чего агент не делает

Не называет цену клиенту и не торгуется с перевозчиком. Не ставит транспорт вместо диспетчера. Не принимает заявку без массы и адреса разгрузки, даже если клиент торопит. Не подписывает договор-заявку: подпись и ответственность остаются человеку.

Вопросы

Что если клиент присылает голосом?

Агент расшифровывает и раскладывает по полям, спорное помечает для человека.

Можно ли принимать заявки в мессенджере?

Да, они попадают в тот же журнал, что и письма.

Кто отвечает клиенту?

Агент готовит ответ; отправка — по вашему подтверждению.

Что с заявками на день?

Журнал показывает пик недели, под него и планируется транспорт.

Роль целиком

Что ещё берёт на себя агент

Роли

Справки

Принять заявки без переписки на три письма

Перешлите неделю заявок — вернём журнал, список неполных и оформленные бланки.

Telegram
MAX
Открыть чат