Акт и сверка с перевозчиком: одна цифра к оплате вместо переписки

  • /#promo-chat14 дней бесплатно, токены в подарок
  • /pricing/Карта не нужна, грант на токены

Предмет

Закрывающий документ, в котором видно каждую строку

Акт нужен не для отчётности, а для денег: из него следует, сколько перечислить и на каком основании удержан штраф. Если штраф за простой не подписан двусторонне, его не удержать. Поэтому строки простоя собираются с отметками, а не «по памяти».

Кейс

Кейс: шесть рейсов, двое суток простоя и зачёт аванса

Что было

Шесть рейсов за октябрь по одному договору, аванс пятьдесят процентов, у двух рейсов простой по суткам.

  • Что нашлось

    Провозная плата по рейсам — пятьсот девяносто четыре тысячи триста рублей; простой подтверждён отметками в путевых листах по двум рейсам.

  • Расчёт

    Штраф за простой по восемь тысяч за сутки — шестнадцать тысяч; к оплате пятьсот семьдесят восемь тысяч триста; аванс двести девяносто семь тысяч сто пятьдесят зачтён, к перечислению двести восемьдесят одна тысяча сто пятьдесят.

  • Развилка

    Можно было подписать акт на всю сумму и «потом разобраться с простоем». Цена ошибки — штраф не удержан, а доказательства простоя уже не собрать.

  • Что сделано

    Акт и сверка в одном документе: Word для подписи, PDF для бухгалтерии, листы простоя — в приложениях.

Акт: шесть рейсов, простой двумя строками, итог к оплате и подписи сторон.

Документ для правки

Документ, который заполняют и подписывают

Файлы документа

Агент делает — вы решаете

Агент сводит рейсыТаблица рейсов с документами перевозки и провозной платой — из вашего реестра.
Агент считает штраф и авансПростой по отметкам, штраф по договору, зачёт аванса, одна цифра к оплате.
Вы решаетеПодписывать акт, спорить по строке простоя и что делать с расхождением в сверке.
  1. 1

    Вход: реестр рейсов

    Даты, маршруты, номера накладных и ставки — из таблицы и учётной системы.

  2. 2

    Сбор отметок простоя

    Время из путевого листа и накладной; без отметки строка не проводится.

  3. 3

    Расчёт

    Провозная плата, штраф по договору, зачёт аванса, сальдо.

  4. 4

    Сверка

    Начислено против оплачено; расхождение показывается отдельной строкой до подписания.

  5. 5

    Сборка документа

    Акт, сверка, приложения; Word для подписи, PDF для бухгалтерии.

  6. 6

    Выход: подпись и передача

    Подписанный акт, реестр и УПД уходят в бухгалтерию одной папкой.

Что подключим

Нормы, по которым собирается акт

Границы

Чего агент не делает

Не подписывает акт и не ставит печать. Не проводит документы в учёте и не подаёт отчётность. Не удерживает штраф без двусторонней отметки о простое — без неё строка остаётся спорной. Не решает, платить или спорить: показывает расчёт и последствия.

Вопросы

Чем акт отличается от УПД?

Акт подтверждает работу, УПД — и работу, и передачу для учёта. Агент собирает оба и сверяет суммы.

Что если перевозчик не подписал лист простоя?

Строка простоя остаётся спорной: штраф не удерживается, это видно в документе.

Нужна ли сверка, если есть акт?

Нужна: акт показывает период, сверка — сальдо по договору целиком.

Можно ли вести без 1С?

Да, реестр рейсов и отметки берутся из таблицы; 1С нужна для сверки проведения.

Роль целиком

Что ещё берёт на себя агент

Бланки в Word: скачать и править

Роли

Справки

Собрать акт за октябрь

Пришлите реестр рейсов — вернём акт со сверкой в Word и PDF и покажем спорные строки.

Telegram
MAX
Открыть чат