Протокол нужен не для истории, а для работы: кто что взял и к какому сроку. Поэтому в нём не должно быть пересказа обсуждения.
Что фиксируется по ходу встречи?
Решения, поручения и сроки. По каждому пункту видно, кто отвечает и к какому дню, а спорные формулировки помечаются отдельно, чтобы их подтвердили до рассылки. Обсуждение остаётся за кадром: в протокол попадает результат, а не то, как к нему шли.
Что получается на выходе?
Список задач со сроками и исполнителями, короткое резюме для тех, кого не было, и напоминание к дате. Протокол перестаёт быть текстом, который никто не открывает: задачи уходят в работу, а решения — в историю, к которой можно вернуться через месяц.
Почему пересказ мешает?
Длинный протокол никто не читает целиком, поэтому поручение теряется в середине. Когда в документе только решения и сроки, его просматривают за минуту и сразу видят, что касается лично вас. Это экономит время и снимает спор «я не помню, о чём договорились».
Что остаётся человеку?
Подтвердить спорные формулировки, расставить приоритеты и написать то, что нельзя формализовать. Агент собирает встречу в задачи и напоминает о сроках — вести разговор и принимать решения остаётся человеку.