Первичка за октябрь: 18 документов, три списка и ни одного «потом»
Предмет
Стопка не отвечает на вопрос, что проводить
Бухгалтер получает не документы, а решение: что можно проводить, а что вернуть контрагенту. Стопка на это не отвечает — по ней не видно, чего не хватает. Результат — реестр с отметкой по каждому документу и три списка: принять, запросить, разобрать.
Реестр, итоги и заключение — по одному комплекту
Как это выглядит в работе
Норма, на которую опирается работа
| ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ | Семь обязательных реквизитов первичного документа: наименование, дата, субъект, содержание факта, величина измерения, должности и подписи ответственных. |
|---|---|
| Расчётная ставка НДС 20/120 | Сумма налога в документе сверяется с расчётом: сумма × 20 / 120. Расхождение на 17 % вместо 20 % видно сразу и стоит вычета. |
| Счета 60, 76 и книга покупок | Основание для вычета — счёт-фактура и принятие к учёту. Документ без реквизитов не даёт вычета, даже если товар получен. |
Как идёт работа
- 1
Забирает комплект
Почта, папка ЭДО, сканы со стола: за октябрь — 18 документов.
- 2
Читает реквизиты
Не «файл приложен», а поля: номер, дата, стороны, сумма, НДС, подписи.
- 3
Проверяет арифметику
НДС по расчётной ставке, база против счёта и договора, период услуги.
- 4
Собирает три списка
Принято, не хватает, дубли и расхождения — с адресатом запроса.
- 5
Готовит письма
Контрагенту — запрос недостающего, вам — сводка на утверждение.
Агент делает. Вы решаете.
| Агент собирает | Комплект из почты, ЭДО и папки — включая фотографии и сканы. |
|---|---|
| Агент проверяет | Семь реквизитов, расчёт НДС, дубли по номеру и сумме, период услуги. |
| Вы решаете | Принять спорный документ, подписать, провести в учёте и ответить контрагенту. |
Подключения
Что подключим
Статус каждой системы назван честно: обещание — с условием и сроком
Почта
подключим · ящик по IMAP и папка для первички; нужен доступ и отдельный ящик под документы.
Распознавание сканов
подключим · фото и PDF в поля: номер, дата, суммы, НДС. Нужен ключ, срок — день.
ЭДО в учёте
подключим · формализованные УПД приходят полями, неформализованные уходят в разбор сканов.
1С: Бухгалтерия
по запросу · API есть, нужен договор и ключ. До этого — обмен файлом, который вы загружаете сами.
Данные
Откуда берутся цифры
Документы
Почта, папка ЭДО, сканы и фото. Комплект за период, а не «что прислали».
Учёт
Проведённые документы и книга покупок: чтобы дубль не стал второй проводкой.
Банк
Выписка: оплата против счёта. Документ без оплаты и оплата без документа видны сразу.
Предел
Что видно в цифрах
11 документов принято на 1 519 220 ₽, три не хватает на 173 500 ₽, два дубля на 285 480 ₽, три расхождения по НДС, периоду и базе. По УПД-1051 НДС указан по ставке 17 % вместо 20 % — к вычету недобрано 8 800 ₽. Это найдено до проведения, а не в требовании через месяц.
Развилка: три пути и их последствия
| Проводить всё и разбирать в конце квартала | Быстро сегодня, дорого потом: дубль становится второй проводкой, а НДС по 17 % — отказом в вычете и пояснениями. |
|---|---|
| Вернуть весь комплект контрагенту | Чисто по форме, но останавливает учёт: 11 документов из 18 были в порядке и ждали проведения. |
| Разделить на три списка до проведения | 11 идут в учёт сразу, 3 уходят в запрос, 3 разбираются по расхождению. Учёт не стоит, а спорные не попадают в вычет. |
Границы
Что агент не делает
Не подписывает документы и не проводит их в учёте без вашего «да». Не решает, производственный ли это расход и принимать ли документ с чужим периодом. Не запрашивает у контрагента документы от вашего имени без согласования текста.
Возражения
Что обычно спрашивают до входа
«У нас всё в ЭДО, разбирать нечего»
В ЭДО приходят формализованные документы; акты сверок, счета и часть актов операторы не поддерживают — их всё равно вводят руками.
«Сканы плохие, модель не прочитает»
Что не читается, строка не выдумывается: документ уходит в список «нужен оригинал». Ошибка в сумме дороже, чем лишний запрос.
«Нам нужен не реестр, а проводки»
Реестр и есть основание проводок: из 11 принятых документов собирается журнал. Это соседняя компетенция — «первичка в 1С».
Частые вопросы
Что считается проверенным документом
Все семь реквизитов части 2 статьи 9 закона 402-ФЗ на месте, арифметика НДС сходится, дублей нет. Иначе строка получает статус и адресата запроса.
Что делать с документом, где НДС 17 %
В вычет он не идёт. Контрагенту уходит запрос на исправление, а сумма разницы показывается вам отдельной строкой, а не прячется в итог.
Кто решает по спорному периоду
Вы. Агент показывает период услуги и основание (акт, договор), но не переносит расход между месяцами сам.
Сколько документов выдерживает проход
Комплект за месяц: в кейсе 18 документов. Ограничение — не количество, а читаемость сканов: нечитаемое уходит в список запросов.
Куда дальше
Соседние компетенции
Провести первичку в 1С: акт, накладная, счёт
Те же документы становятся журналом проводок с контролем до записи.
Сверка с контрагентом и с налоговой
Когда документ не сходится с оплатой, начинается сверка, а не переписка.
Бухгалтер: все десять компетенций
Страница роли: что агент забирает и что остаётся человеку.
Семь реквизитов первички: что проверять в каждом документе
Разбор нормы по части 2 статьи 9 закона 402-ФЗ — к той же работе.
- Компаниям: договор с ИП в России, счёт и закрывающие документы, НДС к вычету
- Рубли, без VPN и иностранной карты: открывается из России
- Электронную подпись агент не получает: подпись и отправка остаются у вас
Роли
Справки
Разобрать свою первичку за октябрь
Пришлите пачку сканов или доступ к папке — вернём реестр, три списка и письма контрагентам.