Документ без реквизита нельзя принять к учёту, даже если выглядит он совершенно нормально. Проверка занимает минуты, а ошибка тянется в отчётность месяцами.
Какие реквизиты обязательны?
Наименование документа, дата составления, наименование экономического субъекта, содержание факта хозяйственной жизни, величина измерения, должности ответственных лиц и их подписи. Это часть 2 статьи 9 закона 402-ФЗ. Проверять нужно все семь: на практике поставщики присылают документ без подписи или с суммой без НДС, и это видно только при разборе.
Что происходит, если реквизита нет?
Агент помечает документ и пишет поставщику, чего не хватает, а вам оставляет список таких документов и срок ответа. Документ не уходит в учёт до исправления, поэтому ошибка не тянется в отчётность.
Как это выглядит в работе?
Счета и УПД приходят из почты, сканы распознаются, реквизиты сверяются с учётом и выпиской. Расхождения собираются списком: где нет подписи, где сумма расходится, где документ пришёл без оплаты. Решение по спорному документу и подпись остаются за человеком.
Что это даёт?
Закрытие месяца перестаёт упираться в поиск недостающих бумаг: список того, что нужно запросить, готов заранее. Поставщик получает одно письмо с перечнем, а не пять уточнений по одному документу.