Личные карточки Т-2: сверка полей с документами, а не «на глаз»

Агент собирает карточки из приказов, договоров и сканов, сверяет каждое поле с источником и показывает расхождения: описка или отсутствующий документ.

  • /#promo-chat14 дней бесплатно, токены в подарок
  • /pricing/Карта не нужна, грант на токены

Предмет

Карточка нужна не инспектору, а стажу

Личная карточка — это не формальность для проверки: из неё собираются сведения для воинского учёта, стажа и ответов на запросы. Проверять её «на глаз» бессмысленно: она либо совпадает с приказом, договором и паспортом, либо расходится, и расхождение всплывёт через годы — при назначении пенсии или в суде.

  • Каждое поле имеет источник
  • Описка и отсутствие документа — разные ошибки

Поле карточки сверяется с документом

Кадр собран генеративной моделью по заданию блока: паспорт, приказ и военный билет сходятся в карточку, две отметки красные.

Как идёт работа

  1. 1

    Сбор

    Карточки, приказы, договоры и сканы ложатся в один список по работникам.

  2. 2

    Сверка

    Каждое поле сравнивается со своим источником: паспорт, приказ, диплом, военный билет.

  3. 3

    Классификация

    Расхождение делится на описку (правится) и отсутствующий документ (нужен запрос).

  4. 4

    Список запросов

    Что нужно у работника — коротко и по одному разу, а не «принесите всё».

  5. 5

    Выгрузка

    Реестр для отчёта выходит обезличенным: инициалы и хеш вместо паспорта.

Что открыть и проверить

Источник и норма

Что именно требует норма

Карточка ведётся по форме, утверждённой постановлением Госкомстата России № 1, и заполняется на каждого принятого. Документы при приёме перечислены в статье 65 Трудового кодекса: требовать лишнее нельзя. Обработка персональных данных — с согласия работника, по статье 9 Федерального закона № 152-ФЗ; политика обработки и меры защиты — статьи 18.1 и 19.

  • Форма Т-2 — постановление № 1
  • Согласие — статья 9 ФЗ № 152-ФЗ

Развилка

Три пути, если карточка расходится с документом

  • Исправить карточку по памяти

    Быстро и опасно: следующий документ снова разойдётся, а история изменений не останется.

  • Исправить по документу и приложить копию

    Правильный путь: поле сверено, копия в деле, расхождение закрыто с основанием.

  • Оставить как есть до проверки

    Расхождение никуда не денется: оно всплывёт при первом же запросе о стаже, и разбираться будет уже другой человек.

Что подключим

Системы и их статус

Статус — из каталога сайта; срок — после ключа клиента

Откуда данные

Что приходит на вход

  • Сканы документов

    Паспорт, диплом, военный билет, СНИЛС: поля берутся из документа, а не из карточки.

  • Приказы и договоры

    Дата приёма, должность, подразделение, оклад — источник для сверки.

  • Согласия

    Согласие на обработку персональных данных: без него карточка неполна.

  • Старые карточки

    То, что уже заведено: агент сверяет и показывает расхождение, а не переписывает вслепую.

Что забирает агент и что решает человек

Сверяет поле с источникомИ показывает, с каким именно документом сверено и что не совпало.
Разделяет описку и отсутствиеОписка правится карточкой, отсутствие — запросом работнику.
Готовит список запросовОдин список на всех, без повторных просьб.
Обезличивает выгрузкуВ реестре нет паспортов и адресов: только то, что нужно для решения.
Подписывает согласия и карточкуОстаётся человеку: агент готовит, ответственность за подпись — ваша.
Решает спор о данныхЕсли работник говорит, что в карточке ошибка, — решает человек, а не модель.

Границы

Чего в этой работе не делаем

Агент не подтверждает подлинность чужих документов и не восстанавливает утраченные сведения догадкой: если источника нет, в карточке остаётся пометка «требуется документ». Он не передаёт персональные данные третьим лицам и не хранит их вне вашей папки.

  • Нет источника — пометка, а не догадка
  • Передача третьим лицам — только по закону

Возражения

Что спросят до входа

  • «Карточки у нас в 1С, сверять нечего»

    В системе лежит то, что ввели. Сверка нужна именно потому, что вводили когда-то и, возможно, с ошибкой.

  • «Зачем трогать, если проверка не идёт»

    Расхождение всплывает не на проверке, а в запросе о стаже или в суде — через годы, когда документы уже не собрать.

  • «Персональные данные нельзя отдавать агенту»

    Можно, если обработка по закону: согласие, политика, меры защиты. Выгрузка для отчёта при этом обезличивается.

Нормы и источники

Рядом

Что ещё входит в кадровое дело

Роли

Справки

Сверить карточки по своему штату

Пришлите карточки и приказы: вернём карту расхождений и список того, что нужно запросить у работников.

Telegram
MAX
Открыть чат