Расчёт стал заказом: восемь позиций, три расхождения и контроль суммы

Перенос КП в учёт — место, где появляется пересортица. Сверяем номенклатуру построчно, показываем расхождение суммы и только потом проводим.

  • Работает в ваших сервисах: почта, 1С, CRM, ЭДО, Google Таблицы, сайт — без VPN и иностранной карты
  • По умолчанию чтение и черновики: отправку клиенту и запись в учёт агент делает по вашей команде
  • Данные клиента не уходят к модели без вашего действия; выгрузка — файлом в вашу папку

Дело: КП подписано, а в номенклатуре три позиции «не те»

Кто в деле

Менеджер, оператор 1С и начальник производства. КП подписано клиентом, дальше — заказ покупателя, закупка и запуск в цех.

  • Что на входе

    Подписанное КП на восемь позиций и справочник номенклатуры 1С. Часть артикулов в КП совпадает, часть — нет: одна позиция в архиве, у другой разная единица измерения.

  • Что оказалось

    Три позиции из восьми расходятся: фильтр снят с производства, воздуховод в КП в метрах погонных, а в 1С в метрах, крепёж подорожал на 4 200 ₽. Сумма заказа отличается от КП на 9 000 ₽ — это видно до проведения.

  • Что на выходе

    Карта переноса по восьми строкам, заказ покупателя с суммами, лист контроля и разделение запуска: производство, склад, график работ.

  • Метка

    Данные кейса сконструированы. Нормы и требования к первичному документу — настоящие.

Задача

Что за работа

Перенос расчёта в учёт — тихая работа, где теряются деньги. Позиция, снятая с производства, уходит в заказ как есть; единица измерения «метр погонный» и «метр» дают разное количество; подорожавший крепёж меняет сумму. Агент сверяет построчно и показывает расхождение до проведения, а не после закрытия месяца.

Как это выглядит

Слева восемь строк КП, в центре робот переносит их в заказ на экране учётной системы, справа два индикатора: номенклатура совпала и одна строка с расхождением.

Сценарий в системах: вход, шаги, выход

  1. 1

    Вход: подписанное КП и справочник 1С

    КП из почты или CRM, справочник номенклатуры из 1С. 1С — подключим, ключ OData с правом чтения справочника, 3 дня.

  2. 2

    Шаг 1: карта переноса

    Каждая строка КП ищется в номенклатуре: точное совпадение, синоним, архив, другая единица. Расхождение фиксируется, а не сглаживается.

  3. 3

    Шаг 2: заказ покупателя

    Строки с количествами, ценами и суммами; итог заказа сравнивается с итогом КП.

  4. 4

    Шаг 3: контроль

    Сумма, полнота, единицы, архивные позиции, работы. Пять проверок до проведения.

  5. 5

    Выход: заказ и задание

    Заказ покупателя, задание производству и список закупки. Проведение — по вашей команде.

Агент делает · человек решает

Сверяет номенклатуруартикул, наименование, единица измерения — построчно
Ловит архивные позициипозиция снята с производства — ищет актуальный аналог
Считает заказколичество × цена, итог против КП
Проверяет полнотувсе ли восемь позиций попали в заказ
Делит запускчто в цех, что на склад, что в график работ
Готовит заданиепроизводству и снабжению — с номерами позиций
Проводит документпроведение заказа — ваша команда
Согласует заменузамена архивной позиции подтверждается вами
Заказывает у поставщиказаказ уходит после проверки
Ставит сроки в цехподтверждение загрузки — производство

Что получится на выходе

Лист карты переноса: восемь строк КП, номенклатура 1С и статус по каждой — три расхождения видны отдельно.

Открыть и проверить

Подключения

Что подключим

Сервис · что читаем · что пишем · что нужно от вас · срок

Границы

Чего агент не делает

Агент не проводит документы и не заказывает у поставщика: он готовит заказ и показывает расхождения, проведение подтверждает человек. Он не подменяет архивную позицию молча — замена названа и согласована. Он не меняет цену в заказе, чтобы сошлась сумма КП: расхождение показывается как есть. Он не назначает сроки в цехе.

Возражения

Что может остановить

  • Оператор и так переносит заказы

    Переносит. Вопрос в том, ловит ли он архивную позицию и разницу единиц измерения. В кейсе три расхождения из восьми — это не редкость, это обычная неделя.

  • Сумма в заказе может отличаться

    Может — но тогда это решение, а не сюрприз. В кейсе +9 000 ₽ из-за крепежа: видно до проведения, значит цена КП пересматривается осознанно.

  • У нас своя конфигурация 1С

    Заказ собирается по вашим реквизитам: перечень полей берётся из вашей конфигурации. Если поля нет, оно называется, а не подставляется.

  • А если номенклатуры нужной просто нет

    Тогда строка идёт со статусом «нет в номенклатуре» и предложением создать карточку — придумывать артикул агент не будет.

Вопросы

Зачем сверять единицы измерения?

Потому что «метр погонный» и «метр» в заказе дают разное количество при пересчёте. В кейсе коэффициент 1, но проверить его обязательно: для труб и профиля он не всегда единица.

Что делать с позицией из архива?

Найти актуальный аналог и показать разницу в цене. В кейсе фильтр заменён на FB-H13-592-Н: +2 400 ₽ за единицу, сумма позиции выросла на 4 800 ₽.

Кто проводит заказ?

Человек. Первичный документ составляется при факте хозяйственной жизни (ст. 9 ФЗ-402), и ответственность за проведение несёт компания, а не агент.

Как делится запуск?

Воздуховоды и отводы — в цех, оборудование — в закупку на склад, работы — в график. Три разных адресата, три разных подтверждения.

Что если сумма не сходится с КП?

Строка контроля показывает расхождение и причину. Дальше решение: менять цену, менять позицию или согласовывать с клиентом.

Соседние работы

Рядом

Пришлите КП и доступ к справочнику — вернём карту переноса и заказ

Подписанное КП и номенклатура. На выходе — заказ покупателя, список расхождений и задание производству.

Telegram
MAX
Спросить здесь