КП под запрос клиента: расчёт, три комплектации и честная строка «отступление»

Восемь позиций, два прайса, бюджет клиента и срок, который не выполняется ни одним поставщиком. На выходе — КП с ценой, маржой и пунктом ТЗ, который нарушен.

  • Работает в ваших сервисах: почта, 1С, CRM, ЭДО, Google Таблицы, сайт — без VPN и иностранной карты
  • По умолчанию чтение и черновики: отправку клиенту и запись в учёт агент делает по вашей команде
  • Данные клиента не уходят к модели без вашего действия; выгрузка — файлом в вашу папку

Дело: запрос на вентиляцию, бюджет и срок, которые не сходятся

Кто в деле

Снабженец цеха окраски и коммерческий директор поставщика. Запрос пришёл письмом: ТЗ на четыре листа, два прайса от разных поставщиков, требование к сроку и бюджету.

  • Что на входе

    ТЗ: производительность 12 000 м³/ч, класс фильтрации H13, взрывозащищённое исполнение, шум не более 75 дБА, срок 21 день, бюджет 2 400 000 ₽ с НДС. Прайсы — 41 позиция, часть с H11 вместо H13, часть без Ex-исполнения.

  • Что оказалось

    Собранная по ТЗ база дороже бюджета на 133 761 ₽, а срок 21 день не выполняет никто: с Ex-исполнением — 25 дней, без Ex — 18. Обещать 21 день значит сорвать поставку.

  • Что на выходе

    КП с восемью позициями, расчётом от закупки до цены с НДС, тремя комплектациями и строкой «отступление от п. 2.3 ТЗ» — вместе с ценой восстановления H13.

  • Метка

    Данные кейса сконструированы. Нормы, формулы и структура документа — настоящие.

Задача

Что за работа

КП — не письмо с ценой, а расчёт, который проверяют построчно: снабженец сверяет сумму с прайсом, комиссия смотрит маржу и бюджет, технолог — соответствие ТЗ. Ошибка в любом из трёх мест возвращает запрос в начало. Поэтому работа идёт от ТЗ и прайса, а не от желаемой цены.

Как это выглядит

Слева — ТЗ и прайсы, справа — КП: спецификация, расчёт и три комплектации. Отступление от ТЗ отмечено до отправки, а не на приёмке.

Сценарий в системах: вход, шаги, выход

  1. 1

    Вход: письмо с ТЗ и прайсы

    Запрос приходит в почту — читаем тело письма и вложенный ТЗ, вытаскиваем требования и позиции. Прайсы поставщиков — файлами или из Google Таблиц. Статус: почта и Диск — подключим по описанию API, нужен доступ к ящику и папке, 1 день.

  2. 2

    Шаг 1: разбор ТЗ в требования

    Требования ложатся таблицей: пункт, параметр, норма (СП 60.13330.2020, ГОСТ Р ЕН 779-2014, ТР ТС 012/2011), что считаем выполнением. Каждая позиция КП получает ссылку на пункт ТЗ.

  3. 3

    Шаг 2: подбор из прайса и сверка

    Позиции подбираются по артикулам, несовпадения помечаются: H11 вместо H13, отсутствие Ex-маркировки, срок 18 дней без Ex. 1С — заказ покупателя и номенклатура: подключим, нужен ключ с правом чтения справочника, 3 дня.

  4. 4

    Шаг 3: расчёт и три варианта

    Себестоимость → наценка → скидка → деньги отсрочки → НДС. Три комплектации считаются одним прогоном: меняются позиции, а не формулы.

  5. 5

    Выход: КП и расчёт

    PDF для клиента (спецификация, условия, «не оферта» по ст. 437 ГК РФ) и xlsx для внутренней проверки: листы спецификации, расчёта, вариантов и проверки ТЗ. Отправка в CRM (Битрикс24 или amoCRM) — подключим, нужен ключ вебхука, 1 день.

Агент делает · человек решает

Читает ТЗ и прайсывытаскивает пункты требований и позиции из скана или кривой таблицы
Считает себестоимостьзакупка + логистика + накладные, без «примерно»
Проверяет соответствиепо нормам: класс фильтра, Ex-маркировка, шум, срок
Считает три вариантаэконом, база, премиум — одной моделью, меняя позиции
Пишет отступлениеесли вариант нарушает ТЗ, это названо и оценено отдельно
Проверяет арифметикуΣ позиций = итог; НДС = 20 % от суммы без НДС
Решает, что отправитькакую комплектацию предложить и где уступить по цене — вы
Решает по бюджетутянуть бюджет или менять объём — решение коммерческого директора
Подписывает и отправляетотправка клиенту — по вашей команде, подпись — человек
Ведёт переговоры о скидкеторг и уступки остаются за менеджером

Что получится на выходе

Лист расчёта целиком: восемь позиций, итог закупки, себестоимость и цена с НДС — то, что проверяет снабженец.

Открыть и проверить

Подключения

Что подключим

Сервис · что читаем · что пишем · что нужно от вас · срок

Границы

Чего агент не делает

Агент не решает, какую цену назвать, и не даёт скидку без вас: он считает последствия уступки — маржу, срок, бюджет, — а выбор за коммерческим директором. Он не подписывает КП и не отправляет его клиенту без команды. Он не обещает срок, которого нет у поставщика. Он не подменяет требования ТЗ молча: отступление называется строкой. И КП не оферта — силу ему даёт подпись и договор.

Возражения

Что может остановить

  • У нас своя форма КП и свой шаблон

    Форма берётся из вашего шаблона: агент заполняет спецификацию, расчёт и условия, вёрстка остаётся вашей. Шаблон кладётся файлом в папку, дальше КП собирается по нему.

  • Прайсы в разных форматах, половина в почте

    Это норма, а не исключение: позиции собираются из xlsx, pdf и тела письма, а несовпадения артикулов показываются списком. Если позиции нет в прайсе, она не придумывается — стоит «нет в прайсе».

  • Менеджеры всё равно пересчитают руками

    И правильно: расчёт открывается в xlsx, формулы видны, можно поменять наценку и увидеть новую цену. Агент убирает первый проход на восемь позиций, а не заменяет проверку.

  • А если агент ошибётся в цене

    В расчёте стоит контроль: Σ позиций = итог, НДС = 20 % от суммы без НДС. Расхождение видно на листе проверки, КП не уходит дальше черновика.

Вопросы

Сколько времени занимает такой расчёт?

Первый прогон по кейсу — около четырёх минут: разбор ТЗ, подбор из двух прайсов, расчёт и три варианта. Дальше правки быстрее: меняется позиция или наценка, остальное пересчитывается. Это время работы по кейсу, а не замер на ваших данных.

Откуда берутся цены закупки?

Из ваших прайсов и из 1С: справочник номенклатуры и цены поставщиков. Если цена не найдена, позиция помечается — подставлять среднюю по рынку агент не будет, иначе расчёт перестаёт сходиться с закупкой.

Можно ли считать по нашей структуре наценки?

Да. Наценка, скидка, накладные и стоимость отсрочки — параметры, а не константы в коде. В кейсе стоят 38 %, 5 %, 8 % и 18 % годовых за 45 дней; ваши значения подставляются в те же формулы.

Что с НДС и режимом налогообложения?

В кейсе продавец на общей системе, НДС 20 % начисляется сверху (п. 3 ст. 164 НК РФ). Для УСН и НДС по ставке 5 или 7 % модель другая: ставка — параметр, но её выбор подтверждает бухгалтер, а не агент.

КП уходит клиенту само?

Нет. Агент собирает черновик и файлы, отправка — по вашей команде. Это же правило касается записи заказа в 1С: расчёт фиксируется, но проведение подтверждает человек.

Соседние работы

Рядом

Пришлите запрос — вернём расчёт с ценой, маржой и нарушенным пунктом ТЗ

Письмо, ТЗ и прайсы достаточно. На выходе — КП для клиента и расчёт, который можно проверить построчно.

Telegram
MAX
Спросить здесь