Ежедневный отчёт и месячный свод

Двадцать два дневных отчёта, пять показателей: свод сходится, а отклонение имеет причину

  • Работает в ваших сервисах: почта, диск, 1С, ЭДО, телефония — без VPN и иностранной карты
  • По умолчанию чтение и черновики: отправку и подпись агент делает по вашей команде
  • Данные кейса сконструированы; нормы, формулы и структура документов — настоящие

Дело: 22 дня, минус 44 счёта и один сбой ЭДО

Кто в деле

Пять показателей, двадцать два рабочих дня октября, ежедневный отчёт в таблице. Месяц закрывается сводом, который уходит руководителю.

  • Что не сошлось

    Счета за месяц: план не выполнен на сорок четыре счёта. Обращения — на шестьдесят шесть меньше плана. Заявки и документы тоже ниже, платежи — ровно по плану.

  • Где развилка

    Минус по счетам можно объяснить сбоем, а можно повесить на людей. Первое — факт, второе — привычка. Разница между ними в записке на одну строку.

  • Что нашёл агент

    Сбой ЭДО 12–14 октября: пакеты не принимались три дня, отсюда 38 неотправленных документов и минус в счетах. Больничный двух сотрудников в четвёртой неделе — минус 66 обращений.

  • Что сделал агент

    Свёл дни в месячный итог, сверил сумму дней с месячным показателем до нуля, разложил отклонение по неделям и назвал причину для каждого.

  • Чем закончилось

    Свод сдан с объяснением по трём отклонениям, 38 документов переотправлены, план по заявкам пересмотрели. Данные кейса сконструированы.

Задача

Что за работа

Ежедневный отчёт отвечает на вопрос «сколько за день», месячный — «почему за месяц». Разница между ними не в сложении, а в причине: свод, который сходится, но ничего не объясняет, бесполезен — по нему нельзя принять решение. Поэтому в записке к своду у каждого отклонения стоит причина и действие.

Как это выглядит

Свод собирается из дней: расхождение в копейку означает потерянный день, а не округление.

Путь в системах: что берём и что отдаём

  1. 1

    Вход: двадцать два отчёта

    Таблицы, письма, выгрузки из кабинетов. Каждый день — свой файл, часто в разном виде и с разными названиями.

  2. 2

    Сведение и сверка

    Сумма дней против месячного показателя. Расхождение означает потерянный день: его ищут до того, как свод уйдёт.

  3. 3

    План против факта

    Отклонение по каждому показателю в штуках и процентах: видно, где провал в работе, а где план не тот.

  4. 4

    Причина

    Сбой, больничный, завышенный план. Причина берётся из данных: журнал сбоев, табель, история прошлого месяца.

  5. 5

    Выход: свод и записка

    Свод по пяти показателям, разрез по неделям и записка с причиной и действием по каждому отклонению.

Агент делает · человек решает

Сводит дни в месяцсумма дней сходится с итогом
Считает отклонениев штуках и процентах
Ищет причинупо журналу сбоев, табелю и истории
Готовит запискучто сделать по каждому отклонению
Ставит планчеловек: план и приоритет
Оценивает людейчеловек: оценка и разговор
Принимает решение по сбоючеловек: деньги и сроки

Что получится на выходе

Свод по пяти показателям, разрез по неделям и причины отклонений — одним листом.

Открыть артефакт

Подключения

Что подключим

Сервис · что читаем · что пишем · что нужно · срок

Границы

Чего агент не делает

Агент не правит план и не оценивает людей: план ставит руководитель, оценку даёт человек. Он не подгоняет свод под план и не прячет отклонение. Если причина не установлена, в записке так и стоит — «причина не установлена, нужна проверка».

Вопросы

Отчёт сходится — значит, он верный?

Нет: сходимость говорит только о том, что дни не потеряны. Верность — в причине. Свод без объяснения не отвечает на вопрос «что делать».

Что делать, если причину найти не удалось?

Так и написать. Придуманная причина хуже пропуска: она закрывает вопрос, который остался, и следующий месяц повторяет ту же историю.

Можно ли собирать свод из выгрузок кабинетов?

Да, и это точнее ручного переноса: выгрузка — первичный источник, а таблица — уже чья-то правка. Агент берёт первичное.

Как понять, что план завышен?

Сравнить с прошлым месяцем и с фактической пропускной способностью. Если сентябрь дал тот же факт, что октябрь, дело не в октябре.

Кто отвечает за отчёт?

Тот, кто подписывает. Агент сводит и объясняет; подпись и вывод — за человеком.

Соседние работы

Рядом

Свод, по которому можно принять решение

Пришлите дневные отчёты за месяц — вернём свод с причинами отклонений и записку.

Telegram
MAX
Спросить здесь