ЭДО: скан, карточка, отправка

Двести четырнадцать документов одного месяца: что уйдёт сегодня, что вернётся замечанием

  • Работает в ваших сервисах: почта, диск, 1С, ЭДО, телефония — без VPN и иностранной карты
  • По умолчанию чтение и черновики: отправку и подпись агент делает по вашей команде
  • Данные кейса сконструированы; нормы, формулы и структура документов — настоящие

Дело: 214 документов, 27 замечаний и три кабинета

Кто в деле

Четыре контрагента, три кабинета операторов, конец месяца. Пакет: 118 УПД, 42 акта, 31 счёт, 23 договора — всего 214 документов.

  • Что пришло

    Сканы пришли папкой, часть — фото с телефона. Ни один документ не проверен: уходят так, как сложили.

  • Где развилка

    У нас документ «отправлен», у контрагента его нет. И два вида одной ошибки: неподписанный лист и подпись сотрудника без доверенности.

  • Что нашёл агент

    27 замечаний: 12 без подписи отправителя, 7 в устаревшем формате УПД 5.02, 3 без машиночитаемой доверенности, 5 ждут приглашения контрагента.

  • Что сделал агент

    Разложил 214 сканов по карточкам, распознал реквизиты, сверил формат, подпись и доверенность, собрал реестр с причиной и нормой по каждой строке, отправил готовые пакеты и вернул 27 на действие.

  • Чем закончилось

    Пакет ушёл без возвратов: 27 замечаний закрыли за два дня, из них 7 — перевыпуском формата. Данные кейса сконструированы.

Задача

Что за работа

В бумажном мире момент отправки виден по штампу, в электронном его надо доказывать. Пакет сканов — это ещё не ЭДО: документ становится электронным, когда у него есть карточка, верная подпись и действующий формат. Пока их нет, любая ошибка всплывает через месяц — у контрагента, а не у вас.

Как это выглядит

Три шага одного документа: скан, карточка, отправка. До третьего шага проверка не доходит.

Путь в системах: что берём и что отдаём

  1. 1

    Вход: папка сканов

    Файлы из почты, диска или фото с телефона. Агент читает и раскладывает по типам: УПД, акт, счёт, договор.

  2. 2

    Распознавание реквизитов

    Номер, дата, контрагент, сумма, ставка НДС. OCR нужен там, где документ пришёл картинкой, а не текстом.

  3. 3

    Проверка до отправки

    Подпись и срок сертификата, формат УПД по действующему приказу ФНС, машиночитаемая доверенность, приглашение контрагента.

  4. 4

    Сборка и отправка

    Готовые пакеты уходят в кабинет оператора по вашей команде; отклонённые остаются в реестре с причиной и нормой.

  5. 5

    Выход: реестр и квитанции

    Реестр на 214 строк со статусом и замечанием, квитанции о доставке, список из 27 документов на действие.

Агент делает · человек решает

Раскладывает сканы по карточкам214 документов, каждый на своём месте
Проверяет подпись и форматдо отправки, а не после возврата
Собирает пакет и отправляетпо вашей команде, одной кнопкой
Хранит реестр и квитанциивидно, что и когда ушло
Выпускает сертификат и МЧДчеловек: удостоверяющий центр
Подписывает документчеловек: владелец подписи
Решает спор с контрагентомчеловек: звонок и договорённость

Что получится на выходе

Сводка по типам документов, реестр на 214 строк и карта замечаний с нормой — на одном листе.

Открыть артефакт

Подключения

Что подключим

Сервис · что читаем · что пишем · что нужно · срок

Границы

Чего агент не делает

Агент не выпускает сертификат и не подписывает документ: подпись остаётся человеку. Он не отправляет пакет без вашей команды и не обещает, что контрагент примет исправленный экземпляр. Где формат не опубликован, в реестре стоит «проверить», а не «готово».

Вопросы

Чем ЭДО отличается от папки со сканами?

Карточкой, подписью и форматом. Скан — изображение, у него нет ни реквизитов, ни статуса доставки. Электронный документ доказывает, что ушёл и когда получен.

Почему формат 5.02 — проблема, если контрагент его принял?

Приказ ФНС устанавливает действующий формат; документ в устаревшем формате контрагент не примет к вычету. Принял сегодня — вернётся при проверке.

Зачем машиночитаемая доверенность?

Подпись сотрудника без доверенности не подтверждает полномочия: подписал человек, а действовал ли он за компанию — вопрос. МЧД отвечает на него заранее.

Что делать, если контрагент не принял приглашение?

Проверить идентификатор участника: чаще всего он привязан к другому юридическому лицу или к старому кабинету. Агент показывает расхождение, замена — ваша.

Можно ли отправлять автоматически?

Отправка идёт по вашей команде: агент готовит пакет и показывает, что уйдёт. Автоматическая отправка включается отдельно, и ответственность за неё остаётся на компании.

Соседние работы

Рядом

Пакет уходит один раз — проверьте его до отправки

Пришлите папку сканов: вернём реестр с замечаниями и причиной по каждой строке.

Telegram
MAX
Спросить здесь