Закупка офиса: свод заявок, сравнение и приёмка

27 заявок, 14 позиций, три предложения и недостача, которую видно только в акте

  • Работает в ваших сервисах: почта, диск, 1С, ЭДО, телефония — без VPN и иностранной карты
  • По умолчанию чтение и черновики: отправку и подпись агент делает по вашей команде
  • Данные кейса сконструированы; нормы, формулы и структура документов — настоящие

Дело: 27 заявок, 86 463 ₽ и две пачки, которых не хватило

Кто в деле

Офис, 27 заявок от сотрудников за две недели: от бумаги до картриджа. Три поставщика, три предложения на одну и ту же спецификацию.

  • Что свели

    27 заявок — это 14 позиций: одна и та же бумага приходила из трёх заявок. Свод на 86 463 ₽ по базовому предложению.

  • Где развилка

    Самое дешёвое — 79 546 ₽ без НДС: это не экономия, а потеря вычета. На три процента дороже — но срок двенадцать дней: вода кончится раньше.

  • Что выбрал агент и почему

    Предложение Б: 86 463 ₽, два дня, с НДС. Дороже дешёвого на восемь процентов, зато вычет и срок.

  • Что нашлось при приёмке

    Недостача двух пачек бумаги и один бракованный картридж. Оформлено актами П-6 и П-7.

  • Чем закончилось

    Претензия ушла с актами, недостача закрыта допоставкой. Данные кейса сконструированы.

Задача

Что за работа

Закупка офиса — три работы в одной: свести заявки, выбрать по совокупности и принять по документу. Цена без НДС и цена с НДС — разные вещи (ПП РФ 1137), а приёмка без акта П-6 не даёт претензии: накладная говорит, что привезли, акт — что приняли.

Как это выглядит

Свод заявок, сравнение и приёмка — одна цепочка: без свода сравнивать нечего, без акта приёмки не будет претензии.

Путь в системах: что берём и что отдаём

  1. 1

    Вход: заявки

    Письма, сообщения, таблица. Каждая заявка — строка со ссылкой на автора, даже если позиция повторяется.

  2. 2

    Свод

    Одинаковые позиции склеиваются, количество складывается, автор и заявка сохраняются.

  3. 3

    Сравнение

    Цена, срок, НДС и условия. Цена без НДС пересчитывается в сопоставимую — иначе сравнение врёт.

  4. 4

    Заказ и приёмка

    Накладная против факта: количество и качество. Расхождение — акт П-6 или П-7, а не пометка на накладной.

  5. 5

    Выход: свод, сравнение, акты

    Свод заявок, таблица сравнения с обоснованием выбора и акты приёмки.

Агент делает · человек решает

Сводит заявки в один список27 заявок превращаются в 14 позиций
Сравнивает предложенияцена, срок, НДС в одной таблице
Считает сопоставимую ценубез НДС и с НДС — к одному знаменателю
Готовит акты приёмкиП-6 по количеству, П-7 по качеству
Подписывает договорчеловек: подпись и печать
Платитчеловек: деньги
Выбирает поставщикачеловек: решение по обоснованию

Что получится на выходе

Свод заявок, сравнение трёх предложений и лист приёмки — на одном листе.

Открыть артефакт

Подключения

Что подключим

Сервис · что читаем · что пишем · что нужно · срок

Границы

Чего агент не делает

Агент не подписывает договор и не платит. Он не выбирает поставщика сам: показывает сравнение и обоснование, решение за вами. Приёмку по качеству подтверждает человек — акт П-7 без его подписи не акт, а бумага.

Вопросы

Почему дешёвое предложение оказалось дороже?

Без НДС нет вычета: 79 546 ₽ без НДС при ставке двадцать процентов — это те же деньги, что 95 455 ₽ с НДС, плюс потеря вычета.

Зачем акт П-6, если есть накладная?

Накладная фиксирует, что привезли; акт П-6 — что приняли. Недостача доказывается актом, а не пометкой на накладной.

Кто платит за брак?

Поставщик, если брак оформлен актом П-7 и претензия заявлена в срок. Без акта брак становится вашей проблемой.

Можно ли выбрать самого дешёвого?

Можно, если срок и НДС не важны. В кейсе двенадцать дней не закрывали заявки на воду — поэтому выбор пал на предложение с двумя днями.

Как быстро собирается свод?

Зависит от числа заявок: в кейсе двадцать семь. Время на этой выборке мы не замеряли и не выдаём оценку за факт.

Соседние работы

Рядом

Закупка заканчивается актом приёмки, а не оплатой

Пришлите заявки и предложения — вернём свод, сравнение и акты приёмки.

Telegram
MAX
Спросить здесь