Сверка остатков: Витрина и Реестр показывают разное

Сорок кодов, тридцать расхождений по четырём причинам и план, который закрывает их переотправкой документа, а не пересчётом полки

  • Работает в ваших сервисах: почта, диск, таблицы, ЭДО, система маркировки — из России, без VPN
  • По умолчанию чтение и расчёты: подтверждение приёмки, вывод из оборота и списание — по вашей команде
  • Нормы настоящие: МНН по ГРЛС, приказы 403н, 646н, 378н; данные кейсов сконструированы и помечены

Дело: сорок кодов, из них тридцать в расхождении

Кто в деле

Аптека на две точки, ассортимент около четырёх тысяч позиций. Учёт ведётся в товароучётной системе, оборот — в государственной системе мониторинга. Сверку делали раз в месяц, вручную.

  • Что было

    Полка и система показывали разные остатки. Расхождение всплывало на проверке, когда часть товара уже продана: в учёте списано, в системе всё ещё в обороте.

  • Что показала сверка

    Из сорока кодов десять сходятся, тридцать расходятся: четырнадцать списаны в учёте и в обороте в системе, шесть не найдены в системе, три продублированы, семь висят в незакрытых документах.

  • Где развилка

    Пересчитать полку — или разобрать причину по документам. Пересчёт занимает смену и не меняет ничего в системе: расхождение остаётся, меняется только его объяснение.

  • Что сделал агент

    Свёл два раздела по кодам, сгруппировал расхождения по причине, посчитал сумму под риском по позициям и собрал план закрытия с ответственным по каждому шагу.

  • Чем закончилось

    Двадцать расхождений закрыты переотправкой документов, шесть — подтверждением приёмки, четыре изолированы до решения. Данные кейса сконструированы.

Задача

Что за работа

Сверка отвечает не на вопрос «сколько коробок на полке», а на вопрос оборота: каждый ли код учтён в системе и совпадает ли его состояние с учётом. Расхождение без причины бесполезно: «минус две упаковки» не говорит, что делать. Причина говорит — подтвердить приёмку, переотправить выбытие, разобрать дубль. Поэтому в листе рядом с числом стоит причина, а рядом с причиной — действие.

Как это выглядит

Два раздела про одно и то же. Пока линии не сходятся, у расхождения есть причина — и она важнее разницы в две упаковки.

Путь в системах: что берём и что отдаём

  1. 1

    Вход: две выгрузки

    Остатки из товароучётной системы и сведения об обороте из системы мониторинга — на одну дату. Одна выгрузка без даты не годится: сверка на разные даты показывает ложные расхождения.

  2. 2

    Сопоставление по коду

    Каждый код получает строку: состояние в учёте, состояние в системе, документ, к которому он привязан. Сопоставление идёт по коду, а не по наименованию.

  3. 3

    Разбор причины

    Четыре причины: приёмка не подтверждена, выбытие не закрыто, дубль строки, документ в работе. Причина определяется по документу, а не по догадке.

  4. 4

    Сумма под риском

    По каждой позиции — остаток и стоимость. Дорогое расхождение идёт первым: две упаковки препарата на девяносто тысяч важнее тридцати упаковок парацетамола.

  5. 5

    Выход: лист и план

    xlsx с расхождениями и причиной, pdf с планом закрытия и ответственным по шагам, лист расчёта для сверки с проверяющим.

Агент делает · человек решает

Сводит два раздела по кодамсопоставление по коду и документу
Определяет причину расхождениячетыре типа, по документу
Считает сумму под рискомостаток × стоимость по каждой позиции
Собирает план закрытияшаг, действие, ответственный
Подтверждает приёмку в системечеловек со своими доступами
Переотправляет сведения о выбытиичеловек: это операция в государственной системе
Решает судьбу спорной упаковкипровизор: принять, вернуть, изолировать

Что получится на выходе

Сорок кодов, четыре причины, сумма под риском и план закрытия — лист расчёта целиком.

Открыть артефакт

Подключения

Что подключим

Сервис · что читаем · что пишем · что нужно · срок

Границы

Чего агент не делает

Агент не подтверждает приёмку и не выводит коды из оборота: это операции в государственной системе, они делаются человеком с его доступами. Он не правит расхождение в учёте, чтобы лист сошёлся: строка остаётся с причиной. Изоляцию спорной упаковки и решение по ней принимает провизор, а не агент.

Вопросы

Чем сверка отличается от инвентаризации?

Инвентаризация считает то, что лежит на полке. Сверка отвечает, каждый ли код учтён в системе и в каком он состоянии. Инвентаризация покажет недостачу, но не скажет, что документ выбытия не ушёл.

Почему нельзя сверять по количеству коробок?

Потому что у каждой упаковки свой код. Одна коробка может содержать двадцать упаковок с разными кодами, и расхождение будет только в одной. Количество сходится, а оборот — нет.

Что делать, если выгрузка за разные даты?

Сверять по одной дате. Выгрузка за разные даты даёт ложные расхождения, и разбирать их дороже, чем сделать выгрузку ещё раз.

Сколько стоит одна незакрытая приёмка?

В кейсе сумма под риском по незакрытым документам и изолированным упаковкам — около двухсот тысяч ₽. Дело не только в деньгах: поставщик не может закрыть поставку у себя.

Заменит ли агент проверяющего?

Нет. Он даёт лист, из которого видно состояние каждой позиции и причину расхождения. Решение и объяснение на проверке — за провизором.

Соседние работы

Рядом

Роли

Сверьте остатки до проверки, а не на проверке

Пришлите две выгрузки на одну дату — вернём лист расхождений с причиной и план закрытия.

Telegram
MAX
Спросить здесь