Инвентаризация и отчёт аптеки: цифра со строкой, а не с памяти

Сто десять позиций пересчёта, семь расхождений с причиной и отчёт, где у каждого показателя назван источник

  • Работает в ваших сервисах: почта, диск, таблицы, ЭДО, система маркировки — из России, без VPN
  • По умолчанию чтение и расчёты: подтверждение приёмки, вывод из оборота и списание — по вашей команде
  • Нормы настоящие: МНН по ГРЛС, приказы 403н, 646н, 378н; данные кейсов сконструированы и помечены

Дело: сто десять позиций и семь расхождений, четыре из них сверх нормы

Кто в деле

Аптека на две точки. Инвентаризация раз в квартал, комиссией, с бумажной ведомостью и переносом цифр в отчёт руками.

  • Что было

    Ведомость заполнялась на пересчёте, отчёт собирался вечером по памяти и по черновикам. Расхождения объяснялись словами «пересорт» и «порча» без документа.

  • Что показала ведомость

    Из ста десяти позиций семь с расхождением на сумму около тысячи рублей. Четыре расхождения сверх нормы убыли: два пересорта, два неоформленных списания.

  • Где развилка

    Списать всё как убыль — или показать причину по строке. Первое закрывает ведомость и открывает вопрос на следующей проверке.

  • Что сделал агент

    Свёл ведомость построчно, посчитал расхождение и сумму, поставил причину по каждой спорной строке, собрал отчёт из семи показателей с источником.

  • Чем закончилось

    Отчёт сдан на следующий день, два списания оформлены задним числом документами, два пересорта закрыты перемещением. Данные кейса сконструированы.

Задача

Что за работа

Инвентаризация — это не «пересчитали и сошлось». Это ведомость, в которой у каждого расхождения есть причина, и отчёт, в котором у каждого показателя есть источник. Естественная убыль в пределах нормы и убыль сверх нормы — разные строки: первая списывается по норме, вторая требует объяснения. Путать их — значит закрывать ведомость и оставлять вопрос.

Как это выглядит

Ведомость — источник, отчёт — следствие. Пока причина стоит рядом с разницей, отчёт собирается из строк, а не из памяти.

Путь в системах: что берём и что отдаём

  1. 1

    Вход: учёт и факт

    Остатки из учётной системы и результат пересчёта. Пересчёт делает комиссия, агент его не заменяет.

  2. 2

    Построчная разница

    По каждой позиции: учёт, факт, разница, сумма. Ноль — тоже строка: по ней видно, что позицию проверили.

  3. 3

    Причина по строке

    Пересорт, порча, неоформленное списание, ошибка приёмки. Причина нужна, чтобы у расхождения был документ, а не слово.

  4. 4

    Норма убыли

    Естественная убыль сравнивается с нормой. Всё, что выше, идёт отдельной строкой и отдельным объяснением.

  5. 5

    Выход: ведомость и отчёт

    xlsx с ведомостью и отчётом, pdf с запиской на семь показателей, лист расчёта для комиссии.

Агент делает · человек решает

Сводит ведомость построчноучёт, факт, разница, сумма
Ставит причину по строкечетыре типа, с документом
Сравнивает с нормой убылив норме или сверх
Собирает отчёт с источникомсемь показателей, у каждого источник
Проводит пересчёткомиссия: физический пересчёт полки
Оценивает достаточность объясненияпровизор и бухгалтер
Подписывает актпредседатель комиссии

Что получится на выходе

Ведомость на сто десять позиций, семь расхождений с причиной и отчёт — лист расчёта.

Открыть артефакт

Подключения

Что подключим

Сервис · что читаем · что пишем · что нужно · срок

Границы

Чего агент не делает

Агент не пересчитывает полку и не подписывает акт: пересчёт и подпись — за комиссией. Он не правит учёт, чтобы ведомость сошлась, и не переносит убыль сверх нормы в естественную. Он не решает, списать или доначислить: это решение провизора и бухгалтера, а агент готовит ведомость и отчёт.

Вопросы

Зачем причина, если есть разница?

Разница без причины закрывает ведомость, но не отвечает на вопрос проверяющего. Пересорт, порча и неоформленное списание закрываются разными документами.

Что считается нормой убыли?

Норма зависит от группы товара и условий хранения. Агент сравнивает с нормой и показывает, что выше; саму норму он не придумывает.

Можно ли сдать отчёт на следующий день?

Срок задаёт регламент аптеки, а не агент. В кейсе отчёт сдан на следующий день — это данные кейса, а не обещание.

Почему позиции с нулевой разницей тоже в ведомости?

Потому что ноль — это результат проверки. Без нулевых строк нельзя показать, что позицию вообще пересчитывали.

Заменит ли агент бухгалтера?

Нет. Он сводит ведомость и отчёт; проводки, оценку убыли и подпись делает человек.

Соседние работы

Рядом

Роли

Соберите отчёт из ведомости, а не из памяти

Пришлите учёт и результат пересчёта — вернём ведомость с причинами и отчёт с источниками.

Telegram
MAX
Спросить здесь