Восемь шаблонов и портфель: пять проектов в работе при лимите три
Комплект из восьми шаблонов с правилом «обязательно / исключение» и реестр портфеля: 7 проектов на 41 200 000 ₽, 5 в работе при лимите 3.
Предмет
Стандарт — это место, где лежат данные
Шаблон нужен не для красоты: он определяет, в каком документе рождается EVM, EMV и статус. Когда шаблон один на все проекты, свод по портфелю собирается без ручной перекладки — и лимит в работе становится видимым числом.
Сценарий: вход, работа, выход
Что беру в системах, что делаю и что остаётся файлом
Вход — проекты и их документы
Семь проектов с бюджетами, освоением и статусами: данные из отчётов и реестров. Вход сконструирован: доступа к порталу заказчика не выдавалось.
Вход — что уже делают люди
Фактические формы: у кого устав в письме, у кого риски в таблице. Стандарт строится от того, что уже работает.
Работа — комплект и портфель
Восемь шаблонов с полями и правилом обязательности, реестр портфеля со светофором и лимитом в работе. Считается, сколько проектов реально в работе.
Выход — файл на Диске и книга
Комплект и реестр выгружены на Диск и опубликованы: сделано. Ведение портфеля в портале — подключим, нужен вебхук.
Что получилось: комплект и портфель
Две страницы: восемь шаблонов с правилами и реестр портфеля из семи проектов. Данные вымышленные.
- 1
Комплект шаблонов
Восемь документов: что содержит и сколько строк; исключения записаны в регламенте.
- 2
Реестр портфеля
Семь проектов: бюджет, освоение, светофор, приоритет, решение; итого 41 200 000 ₽, 5 в работе.
Что делает стандарт работающим
| Один шаблон на проект | Устав, отчёт, риски — по одной форме. Тогда свод по портфелю собирается без перекладки. |
|---|---|
| Правило обязательности | Что обязательно и для каких проектов: реестр рисков — свыше 3 000 000 ₽. |
| Исключение в тексте | Проекты короче двух недель без устава. Иначе правило не выполняется и умирает. |
| Лимит в работе | Три проекта одновременно. Пять — это очередь, которая выглядит как работа. |
| Светофор в портфеле | Один цвет на проект по правилам отчёта: сравнивать проекты между собой можно только так. |
| Ревизия раз в месяц | Портфель пересматривается по событию: срыв, новый проект, смена приоритета. |
Где стандартизация ломается
| Шаблонов больше, чем проектов | Восемь форм на три проекта — формы заполняют для отчёта, а не для решения. |
|---|---|
| Нет правила исключения | «Обязательно для всех» означает «не выполняется никем». |
| Свод собирают руками | Если данные в разных формах, портфель собирается раз в квартал и всегда с ошибкой. |
| Лимит не назван | Без числа одновременно идущих проектов пики в загрузке выглядят как «люди плохо работают». |
Проверка
Что проверяю в стандарте
У каждого шаблона есть назначение
Где рождаются EVM, EMV, статус. Иначе шаблон — украшение.
Правило обязательности с порогом
«Свыше 3 000 000 ₽» — проверяемое правило; «для крупных» — нет.
Исключения записаны
Иначе стандарт конфликтует с реальностью и проигрывает.
Лимит в работе назван числом
Три проекта: с этого числа начинается разговор про очередь.
Портфель сходится
Сумма бюджетов равна итогу; статусы — числу проектов.
Данные помечены
Вымышленный кейс подписан в файле и на странице.
Где данные
Откуда берутся числа
Портал проектов
Битрикс24, Мегаплан: проекты, статусы, освоение.
Финансы
1С и БДР: бюджеты проектов и факт затрат.
Отчёты и реестры
Готовые документы по шаблонам: основа свода портфеля.
Протоколы ревизий
Решения по приоритетам и очередности: почему проект ждёт.
Подключения
Что подключим
Срок — от запроса до первого результата по вашим данным
Битрикс24 — проекты и статусы
Подключим: вебхук с правами на проекты, срок 1 рабочий день. Портфель собирается из портала.
1С — бюджеты и факт
Подключим: OData только на чтение, срок 3–5 рабочих дней.
Яндекс Диск — комплект шаблонов
Работает: комплект и портфель лежат на Диске по публичной ссылке.
Мегаплан — проекты и портфель
Подключим по запросу: ключ сотрудника, срок 2 рабочих дня.
Elma365 — регламенты и процессы
Подключим по запросу: API есть, нужен договор; срок 5 рабочих дней.
Лог выхода
Файл ушёл в систему — вот ссылка
Комплект и портфель выгружены в папку проекта на Яндекс Диске и опубликованы: https://yadi.sk/i/8RDGk8wXrEKH-w — сделано сейчас, а не «подключим». Вход (данные по семи проектам) сконструирован вручную: доступа к порталу заказчика не выдавалось.
Что остановит
Возражения и ответы
Стандарт — это бюрократия
Стандарт отвечает на вопрос «где данные», а не «кто виноват». Шаблон из восьми документов экономит свод портфеля раз в месяц.
У нас свои формы
Тогда переносим ваши поля в шаблон: смысл в едином месте для EVM, EMV и статуса, а не в названии файла.
Сколько проектов брать одновременно
Лимит считается по людям: в кейсе три при шести ролях. Число ставится после загрузки, а не на глаз.
Кто утверждает стандарт
Руководитель проектного офиса или генеральный. Агент готовит комплект и правила, утверждение — ваше.
Что делать с уже идущими пятью
Два проекта в очередь с датой возврата: это решение коллегиального органа, агент показывает цену каждого.
Вопросы
Что нужно на входе?
Список проектов с бюджетами и статусами, действующие формы документов, кто и как их заполняет.
Сколько шаблонов нужно?
Столько, сколько закрывает путь проекта. Восемь — рабочий комплект; двадцать не заполняют.
Как считается лимит в работе?
По загрузке команды: сколько проектов держат люди без пиков выше 110 %.
Можно ли без портала?
Да: реестр портфеля ведётся книгой, портал нужен для автоматического сбора.
Файл можно править?
Да, книга с портфелем и перечнем шаблонов.
- Один шаблон на проект
- Правило и исключение
- Лимит в работе
- Портфель сходится
- Данные вымышленные
Роли
Соберите свой комплект и портфель
Пришлите список проектов и ваши формы — верну комплект шаблонов с правилами и реестр портфеля с лимитом в работе.