Маржа есть, денег нет: 21,8 % рентабельности и минус в кассе 18 ноября
БДР по четырём этапам, реестр оплат с авансом и удержанием, касса по неделям. Маржа 3 220 000 ₽ и минус 365 000 ₽ в кассе на неделе 23 — в одном файле.
Предмет
Прибыль и деньги — два разных ответа
В отчёте «маржа 21,8 %» проект выглядит здоровым, а на 18 ноября ему нечем платить подрядчику. Разница не в ошибке расчёта, а в датах: аванс, акты и удержание приходят в разные недели. Пока они в одной строке «поступления», разрыв не видно.
Сценарий: вход, работа, выход
Что беру в системах, что делаю и что остаётся файлом
Вход — договор и акты
Контракт с авансом 30 % и удержанием 5 %, четыре акта, счета подрядчиков. Вход сконструирован: документы вымышленные, доступ к 1С заказчика не выдавался.
Вход — себестоимость по этапам
Смета и договоры подряда: 11 580 000 ₽ по четырём этапам. Без разбивки по этапам маржа проекта ничего не говорит о переговорах.
Работа — БДР и касса
Считается маржа по этапам, реестр оплат с датами, остаток по неделям. Удержание и аванс ставятся на свои даты — иначе разрыв не находится.
Выход — файл на Диске и книга
Файл выгружен на Диск и опубликован по ссылке: сделано. Чтение актов из 1С и сверка оплат онлайн — подключим, нужен OData на чтение.
Что получилось: БДР и касса
Две страницы: маржа по этапам с реестром оплат и касса по неделям с тремя способами закрыть разрыв. Данные вымышленные.
- 1
БДР и реестр оплат
Четыре этапа, маржа 21,8 %; аванс 4 440 000 ₽, три акта, удержание 740 000 ₽ отдельной строкой.
- 2
Касса по неделям
На неделе 23 остаток −365 000 ₽: платёж за оборудование 1 480 000 ₽ приходит раньше оплаты акта 1 240 000 ₽.
Что показывает контроль оплат
| Маржа по этапам, а не по проекту | Оборудование даёт 11,6 %, ПНР — 41,0 %. Скидка «на проект» съедает маржу неравномерно, и это видно. |
|---|---|
| Удержание отдельной датой | 5 % (740 000 ₽) — деньги после приёмки. В кассе они стоят на неделе 26, а не «в среднем». |
| Касса по неделям | Остаток считается по неделям: разрыв виден за две недели до платежа, пока есть время договориться. |
| Цена разрыва | 365 000 ₽ на 4 дня. Это не убыток проекта, но это проценты или переговоры — у варианта есть цена. |
| Кредиторка с просрочкой | 320 000 ₽ просрочено подрядчикам: это риск остановки работ, а не только штраф. |
| Решение — за финансистом | Источник денег выбирает финансовый директор или орган. Агент считает варианты и цену каждого. |
Где контроль оплат чаще всего ломается
| Акт подписан, счёт не выставлен | Оплата не начинается: срок считается от счёта, а не от акта. Это видно в реестре как «нет счёта». |
|---|---|
| Удержание забыто в прогнозе | Тогда прогноз кассы optimistic на 5 % контракта — и решение по разрыву принимается по неполной картинке. |
| Аванс не закрыт актами | Аванс без закрытия — это долг по поставке. В реестре он помечается отдельно. |
| Одна строка «прочие выплаты» | Разрыв прячется в «прочем». Каждая выплата должна иметь документ и дату. |
Проверка
Что проверяю в каждом расчёте оплат
Сумма актов не больше контракта
Складываю акты, аванс и удержание: итог должен равняться цене контракта, иначе в реестре дырка.
Дата оплаты, а не только сумма
Срок считается от счёта и условий договора. Без даты касса не считается.
Удержание на своей дате
5 % уходят после приёмки: в прогнозе это отдельная неделя.
Маржа по этапам
На уровне проекта маржа скрывает, где именно теряем: 11,6 % на оборудовании — это факт для переговоров.
Просроченная кредиторка
Отдельная строка: она влияет на риск остановки работ, а не только на штраф.
Данные помечены
Вымышленный кейс подписан в файле и на странице; формулы рабочие.
Где данные
Откуда берутся числа
1С и банк
Акты, счета, платежи: суммы, даты, назначения. Основа реестра оплат.
Договор и смета
Аванс, удержание, условия оплаты, себестоимость по этапам.
Счета подрядчиков
Кредиторка: что выставлено, что оплачено, что просрочено.
План-график
Даты шлюзов: от них зависит, когда можно выставить акт.
Подключения
Что подключим
Срок — от запроса до первого результата по вашим данным
1С — акты, счета и оплаты
Подключим: OData только на чтение, срок 3–5 рабочих дней. Из 1С приходят акты и платежи.
Яндекс Диск — выдача файлов
Работает: расчёт и реестр лежат на Диске по публичной ссылке.
Битрикс24 — шлюзы и акты
Подключим: вебхук с правами на задачи, срок 1 рабочий день. Акт выставляется по закрытию шлюза.
amoCRM — сделка и этапы
Подключим по запросу: ключ интеграции, срок 2 рабочих дня. Для проектов, которые живут в CRM.
Почта — счета и переписка
Подключим: IMAP и SMTP по паролю приложения, срок 1 рабочий день. Счёт приходит письмом — оттуда и берётся дата.
Лог выхода
Файл ушёл в систему — вот ссылка
Расчёт выгружен в папку проекта на Яндекс Диске и опубликован: https://yadi.sk/i/Axxqz9ecHDbmGw — сделано сейчас, а не «подключим». Вход (договор, акты, смета) сконструирован вручную: доступа к 1С заказчика не выдавалось, поэтому чтение актов напрямую — обещание с условием и сроком.
Что остановит
Возражения и ответы
У нас это делает финдиректор
И правильно: решение об источнике денег — его. Агент собирает реестр актов, считает кассу по неделям и цену каждого варианта.
Данные в 1С не сходятся с банком
Тогда это и будет первой строкой расчёта: расхождение по дате и сумме. Реестр оплат строится по документам, а не по остаткам.
Удержание — это наши деньги, зачем разделять
Затем, что они приходят позже. В кассе удержание стоит на неделе 26, иначе разрыв на 18 ноября выглядит меньше, чем он есть.
Мы работаем без аванса
Тогда разрыв будет больше и раньше. Модель та же: акты, даты, касса по неделям.
Кто решает, сдвигать платёж или брать кредит
Финансовый директор или коллегиальный орган. Агент показывает цену обоих вариантов.
Вопросы
Что нужно на входе?
Договор с условиями оплаты, акты и счета, смета по этапам, выписка или реестр платежей.
Считается ли налог?
В расчёте — маржа до налога; налог считается по вашей системе и в кассовом разрыве не участвует.
Как часто обновлять?
По факту оплаты и по закрытию шлюза: реестр оплат живёт событиями, а не календарём.
Можно ли смотреть по нескольким проектам?
Да: БДР и касса считаются по проекту, свод по портфелю — отдельный разрез.
Файл можно править?
Да, книга с формулами. Пока сумма актов не превышает контракт, расчёт сходится.
- БДР по этапам
- Удержание на дате
- Касса по неделям
- Цена разрыва
- Данные вымышленные
Роли
Сверьте оплаты по своему проекту
Пришлите договор, акты и смету — верну реестр оплат с удержанием и кассу по неделям, где видно разрыв и его цена.