Дело
Кадровый учёт: приём, перевод и увольнение — реестр движений и документы
Агент ведёт движение работника от приёма до увольнения: собирает приказы и соглашения, считает сроки ЕФС-1 и воинского учёта, показывает, где документ не выдержит проверку.
- /#promo-chat14 дней бесплатно, 750 ₽ на токены
- /pricing/Карта не нужна, грант на токены
Предмет
Три приказа — ещё не движение
Движение проверяют не по наличию приказа, а по совпадению пяти документов: основание, согласие работника, приказ, запись и отчёт в фонд. Разрыв в любом звене делает движение недоказанным: приказ есть, согласия нет; запись есть, отчёта нет. Побеждает не толстая папка, а совпадение дат и формулировок.
- Название документа решает: перевод и изменение условий — разные статьи и разные сроки
- У каждого шага есть свой срок отчётности, и он не общий
- Суд проверяет не только событие, но и порядок его оформления
Настоящее дело
Перевод в больничный, два взыскания и увольнение по пункту 5
Что было
Региональный менеджер по развитию направления в компании, торгующей продукцией для горной отрасли. Работа удалённая, характер разъездной, служебный автомобиль от работодателя. Дисциплинарных взысканий до весны не было.
На чём держится вывод
Дело выигрывает не юрист, а папка
Суд не поверил в давление: соглашение подписано, доказательств недееспособности нет. Дальше он сверил цепочку — задания, уведомления о даче объяснений, акт об их отсутствии, приказы с описанием проступка. Каждый шаг оставил след, поэтому работодатель и выиграл. Где следа нет, вывод обратный: приказ без описания проступка отменяют и тогда, когда нарушение было.
- Согласие работника — документ, а не устная договорённость
- Срок обращения работника по переводу — отдельный риск работодателя
- Приказ без описания проступка не спасает даже верная квалификация
Один шаг, три названия — и три разных набора документов
| Перевод, статья 72.1 ТК РФ | Меняются трудовая функция или подразделение. Нужны письменное согласие, дополнительное соглашение, приказ о переводе и запись. ЕФС-1 — до 25-го числа месяца, следующего за месяцем приказа. |
|---|---|
| Изменение условий, статья 74 ТК РФ | Меняются оклад, график, место — без смены трудовой функции. Нужны причина организационного или технологического характера и уведомление за два месяца; при отказе — вакансии, а не приказ «в одностороннем порядке». |
| Сокращение, пункт 2 части 1 статьи 81 ТК РФ | Должность уходит из штатного расписания. Нужны преимущественное право, предложение вакансий, уведомление за два месяца и ЕФС-1 не позднее следующего рабочего дня после приказа. |
Одно движение — шесть шагов, и у каждого свой след
- 1
Основание
Заявление, предложение, медзаключение или приказ о сокращении. От вида основания зависит, что вообще можно сделать: без основания любое движение — самоволие.
- 2
Ограничения
Беременность, дети до трёх лет, несовершеннолетний, отказ от перевода по медзаключению, отпуск и болезнь, иностранный работник, военнообязанный. Часть ограничений закрывает движение, часть требует отдельного согласия.
- 3
Согласие и форма
Дополнительное соглашение и письменное согласие работника. В электронном виде — только при согласии на электронный документооборот и с усиленной подписью.
- 4
Приказ по личному составу
Приём, перевод, увольнение — свой приказ на каждое движение и ознакомление работника в установленный срок. Отказ ознакомиться закрывается актом.
- 5
Записи
Трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности, личная карточка, табель, личное дело, журналы. Расхождение дат между приказом и табелем — то, что видно инспектору в первый час.
- 6
Отчётность и сроки
ЕФС-1 по событию, воинский учёт, уведомление о договоре с иностранным работником, центр занятости. При увольнении — расчёт в день увольнения и документы на руки.
Что остаётся на руках
Три файла по одному движению: реестр на пять работников, календарь сроков и схема цепочки. Организация и работники обезличены, нормы настоящие.
- 1
Реестр движений
Одиннадцать строк по пяти работникам: событие, основание, приказ, запись, отчётность, крайний срок и отметка «что не сходится».
- 2
Календарь сроков
Три события — три разных срока. Видно, где приём и увольнение в срок, а перевод ушёл в нарушение.
- 3
Цепочка движения
Шесть следов от основания до отчётности. Красным — места, где цепочка рвётся чаще всего.
Больше, чем минимум
Что агент делает сверх минимума
Считает срок по событию
Не «сдать ЕФС-1 в течение трёх дней», а «следующий рабочий день после приказа» для приёма и увольнения и «до 25-го числа следующего месяца» для перевода.
Различает перевод и изменение условий
По содержанию, а не по названию файла: если трудовая функция та же, а оклад другой — это статья 74 с уведомлением за два месяца, и приказ «о переводе» здесь не работает.
Держит карточку ограничений
Беременность, дети до трёх лет, несовершеннолетний, инвалид с программой реабилитации, иностранец, военнообязанный — проверяются до приказа, а не после.
Сверяет четыре реестра
Штатное расписание, приказы, табель и отчётность: показывает, где даты или формулировки расходятся и что из этого увидит инспектор.
Готовит чек-лист к проверке
Десять вопросов, которые задают по кадровым движениям, и адрес каждого ответа: документ, папка, лист, страница.
Разбирает сканы
Паспорт, диплом, СНИЛС, прошлые приказы и трудовые книжки — в текст, из которого собирается личное дело и проверяется комплектность.
Подключения
Что подключим под кадровый цикл
Статусы сверены по каталогу: что работает сейчас, а что агент подключает сам.
Источники
Откуда данные
Штатное расписание и приказы
Что за должность, в каком подразделении, какие оклад и надбавки: база для любого движения.
Трудовые договоры и допсоглашения
Условия, которые нельзя менять приказом: трудовая функция, место, режим, оплата.
Табель и график отпусков
Фактические даты: ими проверяются болезнь, отпуск и сроки взысканий.
Выгрузка из учётной системы
Кадровые события, ЕФС-1 и лицевые счета: то, что уже отправлено, и то, что ещё нет.
Возражения
Что обычно возражают
«Работник сам подписал — значит, согласен»
Подпись закрывает согласие, но не основание и не срок отчётности. В разобранном деле подпись в больничный спасла работодателя только потому, что больше доказательств давления не нашлось.
«У нас всё в 1С, документы не нужны»
Программа хранит то, что в неё внесли. Основание, согласие и ознакомление живут в файлах и подписях, и на проверке их спрашивают отдельно.
«Перевод и изменение оклада — одно и то же»
Нет: разная статья, разный набор документов и разные сроки. Ошибка в названии превращает законный шаг в нарушение процедуры.
«ЕФС-1 всегда на следующий рабочий день»
Для приёма и увольнения — да. Для перевода срок другой: до 25-го числа месяца, следующего за месяцем приказа. Это самая частая ошибка в календаре кадровика.
Граница
Чего агент не делает
Агент не подписывает приказы, не принимает кадровых решений и не оценивает человека: увольнение по инициативе работодателя остаётся решением руководителя с юристом. Он не подтверждает подлинность чужих документов и не обещает, что проверка пройдёт без замечаний: часть нарушений видна только в личном деле, часть — в разговоре. Спорную квалификацию агент помечает и оставляет человеку.
- Кадровое решение принимает руководитель
- Оценку законности увольнения даёт юрист или суд
- Итог проверки определяет инспектор труда
Частные вопросы
Можно ли оформить перевод, пока работник на больничном?
Закон не запрещает, но именно такой перевод оспаривают чаще всего: работник ссылается на состояние и давление. Безопаснее дождаться выхода и взять согласие после, а если переводить всё же нужно — письменное согласие и понятная причина.
Когда подавать ЕФС-1 при переводе?
Не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором издан приказ о переводе. Для приёма и увольнения срок другой — не позднее следующего рабочего дня после приказа.
Чем перевод отличается от изменения условий?
Перевод меняет трудовую функцию или подразделение и требует письменного согласия. Изменение условий меняет оклад, режим или место при той же функции: причина и уведомление за два месяца, при отказе — вакансии.
Сколько у работника времени, чтобы оспорить увольнение?
Месяц со дня вручения копии приказа либо со дня выдачи трудовой книжки, по спорам о выплатах — год. Пропуск суд может признать уважительным: в разобранном деле срок по переводу сыграл в пользу работодателя, а по одному взысканию — против.
Нужно ли уведомлять военкомат при переводе?
Да, если меняются сведения карточки воинского учёта: должность, подразделение, место. Их передают в военный комиссариат в установленные сроки, а карточку обновляют в организации.
Что делать, если приказ уже подписан с ошибкой?
Ошибку не исправляют задним числом в том же документе: издают приказ об исправлении, а неверно оформленное движение отменяют и оформляют заново. Молчаливая правка в подписанном приказе читается как подлог.
Пробный доступ
Начать без карты
14 дней бесплатно
Отсчёт с регистрации: агент работает на ваших приказах, а не на демо-примерах.
Грант на токены — 750 ₽
Стартовый грант на счёте: платные шаги оплачиваются из него.
Первый реестр — по вашим движениям
Пришлите штатное расписание и приказы за квартал: вернём реестр с расхождениями.
Карта не нужна
Пробный без карты и без автоматического продления.
Где смотреть акт и нормы
Рядом
Что ещё берёт агент
Приём на работу: документы и сроки
Комплектность документов при приёме и сроки уведомлений.
Переводы и совместительство: документы
Документы на перевод, совместительство и перемещение.
Увольнение: документы, расчёт и сроки
Пакет на увольнение и сроки выплат.
Кадровый аудит: риски, штрафы и план
Карта рисков по штату и план закрытия на два месяца.
Собрать реестр движений по своему штату
Пришлите штатное расписание и приказы за квартал: вернём реестр движений со сроками, карту расхождений и чек-лист к проверке.
Кадровый учёт проверяют не по толщине папки, а по цепочке: основание — согласие — приказ — запись — отчёт. Агент собирает эту цепочку на каждое движение работника и показывает, где звено рвётся.
Что на выходе
Реестр движений с датами и основаниями, пакет приказов и соглашений, карта рисков с нормой и последствием, чек-лист к проверке и список решений, которые принимает человек.
На чём это держится
На действующих нормах и на разборе настоящего дела: суд отказал работнику целиком, потому что каждый шаг работодателя оставил след в документах. Обратный пример — приказ, где проступок не описан, — отменяют независимо от того, был проступок или нет.
Результат
Реестр движений, пакет приказов и соглашений, карта рисков и чек-лист к проверке: что подтверждает каждое движение и какой срок оно закрывает. Решение и подпись — за человеком.
Подключения
Сервисы, без которых это дело не сделать. Все подключения.