Архив кадровых дел: опись, сроки хранения и передача

Агент собирает номенклатуру дел, проставляет сроки хранения, находит дела без описи и готовит передачу — с актом, а не «отнесли в шкаф».

  • /#promo-chat14 дней бесплатно, токены в подарок
  • /pricing/Карта не нужна, грант на токены

Предмет

Кадровые документы живут дольше кадровика

Хранение регулирует Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле». Документы по личному составу — приказы, карточки, лицевые счета, договоры — хранятся пятьдесят лет, а при отсутствии лицевых счетов срок считается иначе и требует проверки по перечню. Уничтожение до истечения срока — не уборка, а правонарушение.

  • Опись — условие существования дела
  • Уничтожение подтверждается актом

Опись раньше полки

Кадр собран генеративной моделью по заданию блока: архивные коробки с ярлыками, бейдж со сроком и опись с отметками.

Как идёт работа

  1. 1

    Номенклатура

    Какие дела есть на самом деле: из папок и шкафов, а не из шаблона.

  2. 2

    Сроки

    Каждому делу — срок хранения и основание: перечень, статья, вид документа.

  3. 3

    Опись

    Номер, заголовок, крайние даты, количество листов: и список дел без описи.

  4. 4

    Передача

    Акт и подписи: что осталось, что ушло в архивную организацию.

  5. 5

    Запрос

    Архивная справка по описи — с найденным документом, а не с пересказом.

Что открыть и проверить

Источник и норма

Пятьдесят лет — не общее правило

Статья 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ задаёт сроки хранения документов по личному составу. Конкретные виды документов и сроки берутся из перечня, утверждённого приказом Росархива № 236: у графиков отпусков и табелей срок меньше, у личных карточек и лицевых счетов — больше. Поэтому «срок давности» без перечня не считается.

  • Срок — из перечня, а не из памяти
  • Невостребованные книжки хранятся отдельно

Развилка

Три пути, когда места не хватает

  • Выбросить то, что «старое»

    Правонарушение: срок хранения не связан с тем, что документ давно не открывали.

  • Оцифровать и выбросить оригинал

    Для части документов допустимо, для личных дел — нет: оригинал хранится, копия помогает работать.

  • Составить опись и передать

    Дольше на входе, зато появляется архив, из которого можно ответить на запрос через десять лет.

Что подключим

Системы и их статус

Статус — из каталога сайта; срок — после ключа клиента

Откуда данные

Что приходит на вход

  • Папки и шкафы

    То, что реально хранится: годы, виды документов, подписи и ярлыки.

  • Приказы и карточки

    Основа описи: заголовок дела берётся из документов.

  • Перечень сроков

    Приказ Росархива № 236: без него срок не обосновать.

  • Прошлые акты

    Что уже уничтожали и что передавали: без акта это не доказано.

Что забирает агент и что решает человек

Строит номенклатуру и описьПо фактическим документам, с крайними датами и числом листов.
Проставляет сроки с основаниемИ помечает дела, которые нельзя уничтожать ни при каких условиях.
Находит дела без описиСамая частая находка: физически есть, юридически нет.
Готовит акт передачиЧто ушло, куда, кто подписал.
Подписывает акт и приказОстаётся человеку: уничтожение и передача — действия с подписью.
Отвечает на запрос о стажеРешение о выдаче справки и её содержание — ваша ответственность.

Границы

Чего в этой работе не делаем

Агент не уничтожает документы и не решает, что «можно выбросить»: он показывает срок и основание, а решение и акт — за человеком. Он не восстанавливает утраченные дела и не выдумывает содержание архивной справки.

  • Уничтожение — только по акту человека
  • Утраченное не восстанавливается догадкой

Возражения

Что спросят до входа

  • «У нас всё в электронном виде, архив не нужен»

    Часть документов по личному составу хранится в оригинале, и опись нужна независимо от сканов.

  • «Сроки давно прошли»

    Срок исчисляется по перечню и виду документа. Для личных дел он пятьдесят лет, а не пять.

  • «Архив — это шкаф»

    Шкаф — место. Архив — это опись, по которой документ можно найти и подтвердить.

Нормы и источники

Рядом

Что ещё входит в кадровое дело

Роли

Справки

Собрать опись кадровых дел

Пришлите список папок и приказы: вернём опись со сроками хранения и список дел, которых нет в описи.

Telegram
MAX
Открыть чат