Выписка кажется скучной ровно до первой недостачи: платежи ушли, а документов нет. Смотреть в ней стоит на три вещи.
Что смотреть в первую очередь?
Сумму и дату: они должны совпадать с документом, а не быть «примерно такими». Дальше — назначение платежа: по нему видно, за что заплатили и к какому договору относится. И последнее — лишние списания: комиссии, подписки и платежи, которых вы не заказывали.
Какие расхождения встречаются чаще всего?
Три типа: оплата без документа, документ без оплаты и двойная оплата. Первый случай — поставщик получил деньги, а акт не прислал.
Второй — бумага есть, а платёж шёл с другого счёта или за другой период. Третий реже, но дороже всего: два платежа по одному счёту.
Почему расхождение лучше видеть в моменте?
Через месяц концы найти труднее: поставщик уже получил деньги, акт подписан, а сумма не сходится. В моменте видно, что именно не так, и достаточно запросить документ, а не восстанавливать историю за квартал.
Что делать с найденным расхождением?
Разложить по контрагентам и суммам и запросить недостающее: письмо поставщику, уточнение у банка или пояснение у сотрудника. Агент сверяет выписку с учётом и документами и показывает расхождения списком, а решение и переписку ведёт человек.