Тридцать девять просрочек и двадцать две мёртвые задачи — в одном своде
148 задач, два разреза — просрочка и возраст в статусе — и прогноз окончания от пропускной способности: 79 закрыто, 39 горит, 22 стоят без движения.
Предмет
Просрочка и тишина — разные болезни
Отчёт «сколько просрочено» отвечает на один вопрос и прячет второй: задача с дедлайном в декабре может стоять в статусе «на проверке» месяц. Поэтому свод считает два числа: дедлайн против сегодня и последнее движение против сегодня. Второе и указывает, кого на самом деле ждёт работа.
Сценарий: вход, работа, выход
Что беру в системах, что делаю и что остаётся файлом
Вход — выгрузка задач
148 строк: проект, тип, исполнитель, статус, создана, дедлайн, последнее движение. Вход сконструирован: выгрузка сделана файлом, доступ к порталу заказчика не выдавался.
Вход — правила счёта
Что считается просрочкой, сколько дней тишины считать мёртвой задачей, как считать пропускную способность. Правила фиксируются до расчёта, а не после.
Работа — два разреза и темп
Считаются просрочки по людям и проектам, возраст в статусе, WIP, закрытые за четыре недели. Из темпа выводится прогноз окончания остатка.
Выход — книга с формулами и файл на Диске
Агрегаты в книге стоят формулами COUNTIF — читатель пересчитывает и видит те же числа. Файл лёг на Диск и получил публичную ссылку: сделано.
Что получилось: свод, люди и тишина
Три страницы свода и книга на 148 задач. Данные вымышленные, правила счёта рабочие.
- 1
Свод: шесть чисел
148 задач, 79 закрыто, 39 просрочено, 22 без движения больше 10 дней; статусы и доли.
- 2
Просрочки по исполнителям
У кого сколько горит и максимальная просрочка в днях — для перераспределения, не для оценки людей.
- 3
Застрявшие задачи
Десять задач с самой долгой тишиной: ID, тип, исполнитель, статус, дни без движения.
Свод в цифрах
| Просрочка | Дедлайн раньше 09.11, статус не «Готово». Считается по дате, а не по слову «горит». |
|---|---|
| Тишина | Нет движения больше 10 дней. Задача может быть не просрочена — и уже мертва. |
| Темп проекта | Закрыто за 4 недели ÷ 4. Единственное число, из которого получается честный прогноз. |
| Остаток работ | Всё, что не закрыто. Прогноз 6,4 недели — конец декабря против обещанного 30.11. |
| В работе | Больше двух задач на человека — переключение и рост времени цикла. |
| Снято с причиной | Отложенные без причины в комментарии возвращаются через месяц как «мы про них забыли». |
Что делать с этими числами
| Сначала разобрать тишину, потом просрочку | 22 мёртвые задачи чаще всего и есть причина просрочек: работа ждёт проверки, а не исполнителя. |
|---|---|
| Разгрузить двух исполнителей | Просрочки −14 при передаче 9 задач. Это дешевле, чем ускорять всех. |
| Стоп-лист на новые | Пока темп не догнал остаток, новые задачи не берутся: иначе прогноз растёт, а не сокращается. |
| Свод раз в неделю, не чаще | Ежедневный свод не меняет решения, но съедает время на чтение. |
Проверка
Что проверяю в каждом своде
Правила до расчёта
Определения просрочки и тишины фиксируются до цифр. Иначе подгонка под удобный вывод.
Дата последнего движения есть
Без неё свод видит только дедлайны и пропускает мёртвые задачи.
Суммы сходятся
Статусы складываются в общее число задач. Не сходятся — потеряна строка или статус.
Темп считается по факту
Закрытые за 4 недели ÷ 4, а не «планируем закрывать по пять».
Люди — не рейтинг
Числа по исполнителям идут для перераспределения. В файле прямо сказано, что премию по ним не ставят.
Данные помечены
Вымышленный кейс подписан в файле и на странице; правила рабочие.
Где данные
Откуда берутся числа
Трекер
Битрикс24, Kaiten, YouTrack, Jira: статусы, исполнители, даты, комментарии — источник даты последнего движения.
Портал проектов
Мегаплан, Elma365: вехи и связи задач, если задачи живут в портале.
Почта и чаты
Письма и обсуждения: чем на самом деле занят исполнитель, когда в трекере тишина.
Учёт времени
Табель или отчёты о трудозатратах: сколько часов ушло, если это настроено.
Подключения
Что подключим
Срок — от запроса до первого результата по вашим данным
Битрикс24 — задачи и статусы
Подключим: входящий вебхук с правами на задачи, срок 1 рабочий день. Читаем статусы и дату движения.
Мегаплан — задачи и сроки
Подключим по запросу: нужен ключ сотрудника с доступом к проектам, срок 2 рабочих дня.
Яндекс Диск — выдача свода
Работает: свод лежит на Диске по публичной ссылке. Пишем файл и отдаём ссылку.
Телеграм — сводка в чат
Подключим: бот в рабочем чате, срок 1 рабочий день. Отправка — после подтверждения.
Elma365 — процессы и задачи
Подключим по запросу: API есть, нужен договор и ключ; срок 5 рабочих дней.
Лог выхода
Файл ушёл в систему — вот ссылка
Свод выгружен в папку проекта на Яндекс Диске и опубликован: https://yadi.sk/i/3lJEVjhQfMtRNA — сделано сейчас, а не «подключим». Вход (148 задач) сконструирован: выгрузка файлом, доступ к порталу заказчика не выдавался. Онлайн-чтение трекера и сводка в рабочий чат — обещание с условием: нужен вебхук и бот.
Что остановит
Возражения и ответы
Трекер ведут плохо, данные грязные
Свод покажет это первым: задачи без дедлайна и без движения. В файле будет раздел «чего не хватает» с адресом, а не жалоба.
Свод уже есть в портале
Портал показывает статусы. Он не считает темп, тишину и прогноз — а именно из них получается решение.
Не хотим, чтобы считали по людям
Разрез по исполнителям нужен для перераспределения. В файле прямо сказано, что премию по этим числам не ставят.
Данные нельзя выгружать
Тогда свод собирается из выгрузки без имён: ID задачи вместо исполнителя. Вывод по нагрузке останется.
Кто решает, что закрывать
Руководитель проекта. Агент считает варианты и их цену; приоритеты — ваши.
Вопросы
Что нужно на входе?
Выгрузка задач: статус, исполнитель, дедлайн, последнее изменение. Минимум — статус и дедлайн.
Что если даты движения нет?
Считаем по дате создания и помечаем, что тишина оценена грубее: это честнее выдуманной даты.
Сколько это занимает?
При выгрузке файлом — один проход: правила, расчёт, свод. Срок называем после того, как увидим поля.
Можно смотреть по одному проекту?
Да, разрез по проектам встроен: свод считается и по двум, и по одному.
Свод обновляется сам?
Нет. Он собирается по запросу или по расписанию; онлайн-связь с трекером — отдельное подключение.
- Два разреза
- Формулы в книге
- Прогноз от темпа
- Люди — не рейтинг
- Данные вымышленные
Роли
Соберите свод по своему трекеру
Пришлите выгрузку задач — верну свод с просрочками, тишиной и прогнозом, посчитанным от вашего темпа.