Отчёт руководителю: одна страница, где видно, что горит по срокам

34 просроченных позиции, 18 истекают в квартал, 5 закрыто с подтверждением — и три объекта, где просрочка попадает под статью

  • Нормы настоящие: ППР РФ, 69-ФЗ, КоАП ст. 20.4
  • Числа кейса сконструированы, размеры штрафов — по статье
  • Приоритеты и решение — за руководителем

Дело: руководителю нужен один лист, а не папка на 96 позиций

Кто в деле

Объект с пятью подобъектами. Комплект собран, журналы сведены, акты лежат в почте. Руководителю нужен ответ на вопрос «что делать в понедельник». Данные кейса сконструированы.

  • Что совпало

    Отчёты делаются раз в квартал вручную и всегда опаздывают: к моменту, когда лист готов, часть сроков уже прошла.

  • Где развилка

    Показать всё — значит не показать ничего. Нужны три числа: просрочено, истекает, закрыто, — и расшифровка, которую можно раздать.

  • Что нашёл агент

    Просрочено 34, из них 12 закрываются документом за неделю. Истекает в квартал 18, из них 2 — в ближайшие две недели. Закрыто 5, все с подтверждением. Три объекта в зоне статьи 20.4.

  • Что на выходе

    Одна страница сводки, расшифровка просрочки по ответственным, список истекающего и таблица ответственности по статьям.

Задача

Что здесь на самом деле решается

Руководителю не нужен перечень ста позиций — ему нужны три числа и понимание, что делать в понедельник. Работа состоит в том, чтобы свести разрозненные данные к трём показателям, а под ними оставить расшифровку: кто отвечает, какая норма, сколько осталось.

Норма

Что говорит норма

Ответственность за пожарную безопасность объекта лежит на руководителе — это 69-ФЗ. Нарушение требований влечёт статью 20.4 КоАП, где штраф для организации измеряется сотнями тысяч, а при особом режиме — выше. Поэтому отчёт строится не по красоте, а по срокам: что уже просрочено и что истекает.

Как выглядит отчёт, который читают

Слева три числа, справа расшифровка по ответственным. Красным отмечено только то, где срок уже прошёл, кобальтом — то, что истекает в квартал.

Сценарий: что берёт на входе и что отдаёт на выходе

  1. 1

    Вход

    Опись комплекта, свод журналов, акты подрядчика, договоры. Всё, что уже собрано по объекту, — агент не запрашивает заново.

  2. 2

    Проверка

    Просрочка считается по норме для вида документа. Закрытым считается только подтверждённое: запись, акт, новый документ.

  3. 3

    Выход

    Страница сводки с тремя числами, расшифровка по ответственным, список истекающего и таблица статей.

  4. 4

    Контроль

    Отчёт пересобирается по расписанию — раз в месяц и за две недели до проверки, без отдельной просьбы.

Агент делает · человек решает

Считает просрочку по нормеа не по внутреннему графику
Показывает, что истекаетза девяносто дней
Отделяет закрытое с подтверждениемот статуса «сделали»
Собирает сводку и расшифровкудля раздачи по подразделениям
Расставляет приоритетычеловек: что закрывать первым
Подписывает отчётчеловек: руководитель
Решает по бюджетучеловек: план работ и деньги
Отвечает перед надзоромчеловек: объяснения и документы

Лист расчёта: сводка и просрочка

Три числа и расшифровка по нормам и ответственным. Список истекающего — на третьем листе.

Открыть артефакт

Подключения

Что подключим

Сервис · что читаем · что пишем · что нужно от вас · срок

Границы

Чего агент не делает

Агент не расставляет приоритеты и не обещает, что штрафа не будет: он показывает сроки и нормы. Размеры ответственности приведены по статье, а не как прогноз исхода. Отчёт не заменяет решение руководителя и не подписывается за него. Время на подготовку отчёта не замеряли.

Вопросы, которые задают первыми

Почему «закрыто» всего пять?

Потому что закрытым считается только подтверждённое: запись в журнале, акт, новый документ. Статус «сделали, документа нет» в отчёт не попадает — иначе отчёт покажет порядок, которого нет.

Что значит «в зоне статьи 20.4»?

Что просрочка касается обязательного требования, за которое предусмотрен штраф для организации. Это не прогноз — это признак, что вопрос приоритетный.

Как часто нужен такой отчёт?

Раз в месяц для управления и за две недели до проверки. Чаще — если идёт устранение акта: тогда раз в неделю по закрытым пунктам.

Можно ли раздать отчёт по подразделениям?

Да: расшифровка просрочки разложена по ответственным, каждому видно своё. Сводка остаётся одна.

Откуда числа, если учёт ведётся вручную?

Из описи комплекта и журналов, которые агент читает как файлы. Если учёт только на бумаге, журналы распознаются со сканов.

Что ещё забирает агент

Рядом по этой же роли

Роли

Соберём отчёт по вашему объекту

Пришлите опись комплекта и журналы — вернём страницу сводки с расшифровкой по ответственным.

Telegram
MAX
Написать