Комплект документов: 96 позиций, из них 6 уже не действуют

Опись по пяти объектам с тремя признаками на каждую позицию: оригинал, срок, владелец. Показано, что предъявить нельзя, — до проверки

  • Нормы настоящие: ППР РФ (ПП № 1479), 123-ФЗ, СП 9.13130.2009
  • Числа кейса сконструированы и помечены на каждом листе
  • Подпись на документах ставит человек: агент готовит опись и запросы

Дело: пять объектов и 96 позиций, из которых доказана ни одна

Кто в деле

Производственный корпус, склад, офис, столовая и КПП. Документы живут в четырёх папках, частично в почте, часть — у подрядчика по обслуживанию автоматики. Данные кейса сконструированы.

  • Что совпало

    Проверка назначена, комплект собирается впервые за три года: часть документов существует, но никто не помнит, где оригинал и до какой даты он действует.

  • Где развилка

    Документ может быть на месте и при этом не действовать: истёк срок, нет подписи, нет владельца. Формально комплекта нет, хотя папка полная.

  • Что нашёл агент

    Из 96 позиций оригинал есть у 51, срок истёк у 6, владелец не назначен ни у одной. Отдельно — акт проверки СОУЭ в столовой, которого нет вовсе.

  • Что на выходе

    Опись по объектам и разделам, список просроченного с нормой срока, план добора на шесть действий с ответственными и датами.

Задача

Что здесь на самом деле решается

Комплект к проверке — это не папка, а доказательство по каждой позиции: документ есть, он действующий, за него кто-то отвечает. Три признака проверяются раздельно, и провал любого из них делает позицию недоказанной. Собирать опись руками долго именно потому, что признаков три, а документов девяносто шесть.

Норма

Что говорит норма

Правила противопожарного режима требуют, чтобы системы и средства защиты обслуживались по регламенту, а проверка работоспособности проводилась не реже раза в квартал с оформлением акта. Инструкции о мерах пожарной безопасности пересматриваются не реже раза в пять лет. Огнетушители живут по сроку перезарядки своего типа. Всё это — ППР РФ и СП 9.13130.2009.

Как выглядит опись, у которой нет владельца

Слева — разделы комплекта, справа — три признака. Позиция без владельца считается недоказанной, даже если документ лежит в папке.

Сценарий: что берёт на входе и что отдаёт на выходе

  1. 1

    Вход

    Папки с документами на Яндекс Диске, письма подрядчика с актами, выгрузка из 1С по приказам и огнетушителям. Читаем файл, папку или ящик — доступ к учётной системе не обязателен.

  2. 2

    Проверка

    Каждая позиция получает раздел, дату, срок и владельца. Срок сверяется с нормой для этого вида документа. Скан без текстового слоя читается распознаванием, а не угадывается.

  3. 3

    Выход

    Опись 96 позиций в таблице, список просроченного с нормой, сводка по объектам и заключение с планом добора.

  4. 4

    Контроль

    Раз в месяц агент пересчитывает сроки и присылает то, что истекает в ближайшие 30 дней, — без запроса.

Агент делает · человек решает

Собирает опись по объектамиз папок, почты и выгрузок
Сверяет срок с нормойпо виду документа, а не единым сроком
Отмечает позиции без владельцаи готовит проект приказа
Готовит план доборас ответственными и датами
Подписывает документычеловек: руководитель или уполномоченный
Восстанавливает утраченноечеловек: заказывает дубликат или переоформляет
Решает, достаточно ли комплектачеловек: это не юридическое заключение
Отвечает инспекторучеловек: объяснения и предъявление

Лист расчёта: что истекло и по какой норме

Шесть просроченных позиций с нормой срока и последствием. Сводка по объектам — на втором листе.

Открыть артефакт

Подключения

Что подключим

Сервис · что читаем · что пишем · что нужно от вас · срок

Границы

Чего агент не делает

Агент не восстанавливает утраченные документы, не подписывает их и не решает, достаточен ли комплект: это оценка человека и, если нужно, юриста. Оценка «доказано» — это сверка трёх признаков, а не заключение о соответствии объекту. Время на сборку комплекта не замеряли, цифры экономии здесь нет.

Вопросы, которые задают первыми

Чем это отличается от чек-листа надзора?

Чек-лист отвечает, какие требования есть. Опись отвечает, какие документы у вас лежат, действуют ли они и кто за них отвечает. Первое — про норму, второе — про ваш шкаф.

Почему копия не считается?

Копию нельзя предъявить как документ, если оригинала нет: она не подтверждает ни подпись, ни дату. Агент помечает такие позиции отдельно, чтобы было видно, что запрашивать.

Откуда берётся срок для каждой позиции?

Из нормы для этого вида документа: инструкции пересматриваются не реже раза в пять лет, проверка автоматики — не реже раза в квартал, огнетушители — по сроку перезарядки своего типа. Единого срока на весь комплект нет.

Что если документа нет вовсе?

Позиция остаётся в описи с пометкой «нет документа» и попадает в план добора. Агент не выдумывает дату и номер — пустое место видно.

Нужен ли доступ к 1С?

Нет. Хватит папки с документами и почты подрядчика. Доступ к базе сокращает путь по приказам и огнетушителям, но не обязателен.

Что ещё забирает агент

Рядом по этой же роли

Роли

Проверим ваш комплект

Пришлите папку с документами и список объектов — вернём опись с просрочкой и планом добора.

Telegram
MAX
Написать