Дело
Реестр, который сходится: оборудование, ПО и лицензии
Свожу оборудование, установленное ПО и лицензии в один реестр: что куплено, чем подтверждено, где стоит и чего не хватает. Расхождения — отдельным листом.
- /#promo-chat14 дней бесплатно, 750 ₽ на токены
- /pricing/Пробный период без карты
Предмет
Что это и где ломается
Инвентаризация ИТ — не список компьютеров. Это три сходимости: закупка подтверждена документом, документ даёт право, право стоит на конкретной машине за конкретным человеком. Ломается посередине: счёт есть, лицензии на него нет; лицензия есть, а продукт другой; ключ есть, а носитель не учтён. Дальше расхождение живёт до проверки — и считают его тогда по чужому справочнику, а не по вашему прайсу.
- Строка без документа — расхождение, а не строка
- Экземпляр считают по продукту, а не по компьютеру
- Подпись ставит комиссия, а не агент
Единица учёта и чем она доказывается
| Оборудование | Инвентарный номер и серийник. Подтверждение — накладная и акт приёма-передачи; для аренды — договор и акт от арендодателя. |
|---|---|
| Экземпляр ПО | Не машина, а продукт: на одном блоке их бывает несколько. Подтверждение — лицензионный договор, ключ, регистрационная карточка, документ об оплате. |
| Тип лицензии | Экземпляр, рабочее место, пользователь, подписка. От типа зависит, что делать при замене железа и при увольнении. |
| Установка | Строка «продукт на машине»: версия, ключ, кто поставил и когда. Без неё сверять нечего. |
| Носитель и ключ | По экземплярам: серийник носителя, кому выдан, когда возвращён. Ключ без записи в журнале — потерянный ключ. |
Как идёт сверка
- 1
Что запускает работу
Пачка накладных и актов от закупки, выгрузка установленного ПО с машин, список лицензий и подписок от поставщика.
- 2
Как часто
Полная сверка — раз в квартал и перед аттестацией. Точечная — на каждую закупку, списание и увольнение.
- 3
В чём измеряется порция
Один продукт: все его экземпляры, все документы, все установки и остаток по количеству.
- 4
Как понять, что прогон удался
Число расхождений не ноль: ноль обычно значит, что их сгладили. Каждое закрыто решением — докупить, удалить, заменить.
- 5
Где я заканчиваюсь
На черновике описи, листа расхождений и журнала. Подписывает комиссия, списание утверждает руководитель.
Основание
Норма, срок и последствие
Статья 1229 ГК: без согласия правообладателя программу использовать нельзя. Запись в память — воспроизведение по статье 1270.
Чем это кончается
Статья 1301 ГК: вместо убытков правообладатель выбирает компенсацию — по усмотрению суда либо двукратную стоимость лицензий. Тот же выбор даёт статья 1252.
Административная часть
Часть 1 статьи 7.12 КоАП: штраф организации и конфискация носителей и оборудования. Дело идёт отдельно от арбитражного.
Учёт носителей и ПДн
Статья 19 152-ФЗ требует учёта машинных носителей персональных данных. В приказах ФСТЭК 17 и 21 это мера ЗНИ.1, а установка только разрешённого ПО — ОПС.3.
Учёт как бухгалтерская работа
ФСБУ 28/2023 по приказу Минфина 4н применяется с апреля 2025 года: инвентаризация активов оформляется описями, а не таблицей в почте.
Кейс
Случай: спор о том, кто отвечает за лицензии
Проверка полиции: на двух системных блоках нашли двадцать экземпляров продуктов двух правообладателей. Экспертиза перечисляет их поимённо; признак несоответствия — запуск без ключа защиты и отсутствие правоустанавливающих документов. Ответчик возражал: программы использовал подрядчик по бухгалтерскому аутсорсингу, а легальность подтверждает договор сопровождения.
- Дело А13-4175/2025, решение от 26.11.2025
- Административное дело 5-625/2024, постановление 18.06.2024
Развязка
Что решил суд
Копия в памяти машины используется, пока не доказано обратное. Ответчик не доказал — и это решило дело.
Договор читают по предмету
Сопровождение касалось обновлений других продуктов и установку не предусматривало. Название «договор с вендором» лицензией не делает.
Три инстанции, одна сумма
Апелляция 26.03.2026 и Суд по интеллектуальным правам 24.07.2026 оставили решение без изменения. Суммы те же.
Снижение — не отмена
Двукратную стоимость снизили до однократной: ответчик ранее не привлекался, ПО не было основой деятельности. Платить всё равно пришлось.
Три довода
Развилка: чем защищались и почему не сработало
«Программы ставил подрядчик»
Не спасло. Отвечает тот, на чьих машинах экземпляры хранятся и в чьей деятельности используются. Аутсорсинг передаёт работу, но не делает заказчика лицензиатом.
«Есть договор с вендором»
Не спасло. Договор касался обновлений других продуктов и права установки не давал. Суд читал предмет договора, а не его название.
«Сумма завышена»
Сработало частично: двукратную стоимость снизили до однократной. Но цену спора это не отменило, а срок — не сократило.
Мой разбор
Что видно сверх написанного в решении
Двадцать экземпляров на двух машинах. Реестр по рабочим местам такого не показывает — и на проверке это выясняется первым.
Ключ — тоже объект учёта
Отсутствие ключа защиты суд принял как признак несоответствия. Значит в реестре нужны носители и журнал выдачи, а не только названия продуктов.
Цену назначит справочник
Стоимость взяли из справочника поставщиков ПО, а не из вашего прайса. Своей подтверждённой цены нет — платите по чужой.
Источники
Откуда беру данные
Накладные, акты, УПД
Распознавание: строки, количество, цена, дата — со ссылкой на исходный файл.
Установленное ПО
Выгрузка с машин: продукт, версия, ключ. Если выгрузки нет — опись и опрос, и это отмечается в реестре.
Лицензии и подписки
Договоры, сертификаты, ключи, срок действия — по каждому экземпляру отдельно.
Бухгалтерия
Инвентарные номера, материально ответственные лица, дата ввода и дата списания.
Краевые случаи
Где общий порядок ломается
Сотрудник ушёл, лицензия осталась
Зависит от типа: лицензия на рабочее место переносится, именная — нет. Решает текст лицензии и документ, а не привычка отдела.
«Бесплатная» версия в бизнесе
Бесплатная версия — это лицензия с ограничением цели и масштаба. За пределами условий это использование без согласия.
Железо без инвентарного номера
Нет объекта учёта: ни списать, ни доказать владение. Ключ к строке — серийник, а не подпись на корпусе.
Арендованная техника
На балансе арендодателя, но ПО на ней учитывает тот, кто использует. При возврате — удаление с актом, иначе экземпляр остаётся в реестре в никуда.
Границы
Что считается браком
Это не придирки к оформлению: каждая строка ниже — то, из-за чего реестр не примут.
Строка без документа
Продукт записан, а договора или ключа нет. Это не реестр, а список — и на проверке он читается как признание.
Суммы не сходятся на дату
Куплено на одну сумму, по документам на другую, установлено третье количество. Сверка не закрыта.
Нет листа расхождений
Ноль расхождений — обычно признак, что сверку не делали или сгладили результат.
Нет подписи
Без описи, акта и подписей комиссии это черновик, даже если всё верно.
Подключения
Что подключим
Статус — из каталога подключений: подключено или по запросу
Рядом
Что ещё берёт агент
Разбор первички: сканы в таблицу и в 1С
Накладная и УПД становятся строкой с реквизитами — это вход для реестра.
Инвентаризация и ТМЦ: где расхождение
Товарные остатки — соседняя инвентаризация, другой объект учёта.
Частые вопросы
Это заменяет бухгалтерскую инвентаризацию?
Нет. Я готовлю ИТ-часть: описи, сверку и лист расхождений. Инвентаризацию проводит и подписывает комиссия.
Нужен доступ к каждой машине?
Нет. Работаю по выгрузке из системы инвентаризации или по описи и опросу; способ источника отмечен в реестре, чтобы было видно, чему верить.
Что если лицензий нет вообще?
Показываю цену вопроса по прайсу поставщика и предлагаю замену на свободное ПО. Решение — докупить или удалить — за вами.
Вы подписываете акт?
Нет. Подпись, распоряжение о списании и ответственность остаются у руководителя и материально ответственных лиц.
Собрать реестр под ваш парк
Пришлите пару накладных и список лицензий: верну лист расхождений на вымышленных данных, чтобы вы проверили порядок до покупки.
Реестр ИТ-активов — рабочий документ, а не отчёт для полки: по нему докупают лицензии, списывают железо и закрывают расхождения перед проверкой.
Я собираю его из накладных и актов закупки, выгрузки установленного ПО, договоров и ключей, а затем свожу три количества: куплено, подтверждено документом, установлено. Разница — лист расхождений с решением по каждой строке: докупить, удалить, заменить на свободное ПО.
Чего не делаю: не подписываю опись, не вывожу оборудование из эксплуатации и не решаю за руководителя. Подпись и распоряжение — ваши.