Дело
Сроки сделки под контролем, документы в одной папке
Агент ведёт документы и сроки сделки: собирает вложения из почты и с диска, показывает просрочки и напоминает заранее, до простоя в календаре.
Было
Сделка стоит в очереди на сбор документов
Стало
Сроки под контролем, документы в одной папке
срок без простоя · срыв даты сделки · не ручная сверка
Реестр документов и сроков по сделке собирается сам — простой видно до того, как он случился.
- Начать в чате14 дней бесплатно, токены в подарок
- Спросить без регистрацииКарта не нужна, грант на токены
Разбор
Два потока, которые обычно расходятся
У сделки всегда два потока: документы и даты. Документы приходят письмами и файлами, даты живут в переписке. Агент сводит оба потока в один реестр: что подписано, что ждёт согласования, где срок подходит. Сверка перестаёт быть отдельной работой на вечер.
Три кадра одной сделки
Одна сделка на трёх этапах: до, в работе, после
- 1
Сделка стоит в очереди
Документы ждут согласования, даты уходят.
- 2
Сроки под контролем
Реестр и напоминания вместо памяти.
- 3
Сделка без простоя
Даты не сдвигаются молча.
Как это выглядит в работе
Подключение источников
Ящик и папка сделки — единственные источники.
Разбор входящего
Письма и файлы раскладываются по предмету и стороне сделки.
Реестр сроков
Даты подписания, согласования и подачи собираются в одну таблицу.
Что горит
Просроченное и подходящее к сроку — отдельным коротким списком.
Напоминания
Напоминание приходит заранее, с запасом на подпись.
Передача человеку
Спорные условия цитатами; решение и подпись — за человеком.
Инструменты
Чем агент делает работу
Почта
Письма по сделке, вложения и даты отправки.
Яндекс Диск
Папка сделки как единое место для документов.
Google Документы
Совместная правка условий, если документ ещё в работе.
Реестр
Таблица документов и сроков, одна на сделку.
Напоминания
Предупреждение до срока, а не после.
Коннекторы
Что подключено
Пометка «по запросу» значит: по умолчанию не включено, подключаем под задачу.
Почта
Работает: входящие письма и вложения по сделке.
Яндекс Диск
Работает: папка сделки и готовый комплект.
Google Документы
Работает: документы в совместной правке.
1С
По запросу: включаем отдельно, если учёт ведётся там.
Где агент, а где человек
| Сбор документов | Агент: находит, разбирает, раскладывает по папке. |
|---|---|
| Реестр сроков | Агент: ведёт таблицу дат и статусов. |
| Контроль дат | Агент: называет просрочку и приближение срока. |
| Спорные условия | Человек: читает спорные условия и решает. |
| Подпись и подача | Человек: подписывает, заверяет, подаёт. |
Границы
Чего агент не делает
Агент не подписывает документы, не заверяет копии и не подаёт их на регистрацию. Он не оценивает законность условий сделки и не заменяет юриста: собирает документы, сроки и напоминания, на которых решение принимает человек. Коннектор с пометкой «по запросу» до включения в работе не участвует — и тогда часть данных в реестр не попадает, это видно сразу.
Вопросы
Частые вопросы
Нужен ли пароль от почты
Нет. Доступ выдаётся отдельно, пароль агент не хранит.
А если срок сдвинулся
Дата ставится в реестр, напоминание приходит заранее.
Кто подаёт документы
Человек. Агент ведёт документы и сроки, подаёт юрист.
Что с коннектором по запросу
Не включён: включаем под задачу, и только тогда он в работе.
Держать сроки сделки под контролем
Подключите почту и папку сделки — реестр сроков соберётся сам. Грант на токены на старте, карта не нужна.