Дело
Реестр документов и сроки вместо ручной сверки
Агент ведёт реестр документов отдела: разбирает входящее из почты и с диска, ставит сроки и показывает, что просрочено, без ручной сверки таблиц.
Было
Документы теряются в почте и переписке
Стало
Реестр документов и сроки в одном месте
порядок в реестре · потерянный документ · не ручная сверка
Входящие, реестр и сроки собираются сами — сверять таблицы вручную больше не нужно.
- Начать в чате14 дней бесплатно, токены в подарок
- Спросить без регистрацииКарта не нужна, грант на токены
Разбор
Где теряются документы
Документ теряется не в архиве, а в почте: он пришёл, его прочитали и забыли. Агент разбирает входящее по типу, стороне и сроку, ставит запись в реестр и связывает её с делом. Вопрос «где документ» перестаёт требовать поиска по ящику.
Три кадра документооборота
Входящие, реестр и порядок — три состояния одного отдела
- 1
Документы теряются в почте
Часть документов во входящих, часть в переписке.
- 2
Реестр и сроки
Запись с типом, стороной и сроком.
- 3
Порядок без ручной сверки
Сверка больше не занимает вечер.
Как это выглядит в работе
Подключение источников
Ящик и папка отдела — единственные источники документов.
Разбор входящего
Письма и файлы разбираются по типу, стороне и дате.
Запись в реестр
Каждый документ получает запись: откуда, от кого, до какого срока.
Сроки
Просроченное и подходящее к сроку — отдельным коротким списком.
Напоминания
Напоминание приходит до истечения срока, а не после.
Передача человеку
Спорное и исходящие проверяет и подписывает человек.
Инструменты
Чем агент делает работу
Почта
Входящие письма, вложения и даты отправки.
Яндекс Диск
Папка отдела и папки по делам.
Google Документы
Документы в совместной правке и комментарии.
Реестр
Одна таблица на отдел: документ, сторона, срок.
Напоминания
Предупреждение до срока, а не после.
Коннекторы
Что подключено
Пометка «по запросу» значит: по умолчанию не включено, подключаем под задачу.
Почта
Работает: входящие письма и вложения.
Яндекс Диск
Работает: папка отдела и готовый комплект.
Google Документы
Работает: документы в совместной правке.
ЭДО
По запросу: включаем отдельно, если обмен идёт через ЭДО.
Где агент, а где человек
| Сбор входящего | Агент: находит документы в почте и на диске. |
|---|---|
| Реестр | Агент: тип, сторона, дата — одна запись на документ. |
| Контроль сроков | Агент: называет просрочку и приближение срока. |
| Спорное | Человек: проверяет спорные документы. |
| Подпись и отправка | Человек: подписывает и отправляет контрагенту. |
Границы
Чего агент не делает
Агент не подписывает документы, не заверяет копии и не отправляет их контрагентам. Он не заменяет юриста и не даёт правовых заключений: ведёт реестр, сроки и напоминания, а решения принимает человек. Коннектор с пометкой «по запросу» до включения в работе не участвует — тогда документы этого канала в реестр не попадают, и это видно по списку.
Вопросы
Частые вопросы
Нужен ли пароль от почты
Нет. Доступ выдаётся отдельно, пароль агент не хранит.
А если документ пришёл повторно
Запись уже есть: она видна в списке и связана с делом.
Кто отправляет документы
Человек. Агент ведёт реестр и сроки, отправляет юрист.
Что с коннектором по запросу
Не включён: включаем под задачу, и только тогда он в работе.
Собрать реестр документов отдела
Подключите почту и папку отдела — реестр и сроки соберутся сами. Грант на токены на старте, карта не нужна.