Документооборот: сроки хранения и папки без хозяина

Четырнадцать групп документов: норма срока, дата уничтожения, ответственный

  • Работает в ваших сервисах: 1С, ЭДО, почта, диск, таблицы, трекер — без VPN и иностранной карты
  • По умолчанию чтение и черновики: отправку, оплату и подпись агент делает по вашей команде
  • Нормы и формулы настоящие; данные кейсов сконструированы и помечены на каждом листе

Числа работы

Что в этой работе считается

14 — групп документов в номенклатуре дел; 209 — папок в деле; 23 — папки без ответственного; 4 / 5 / 50 — лет: налог, бухучёт, кадры по составу.

Дело: 209 папок, три разных срока и 23 папки без хозяина

Кто в деле

Магазин и офис. Документы лежат в шкафах и на диске, номенклатуры дел нет: сроки держатся в голове главбуха.

  • Что выяснилось

    Три срока живут одновременно: 4 года для документов налога (НК РФ подп. 8 п. 1 ст. 23), 5 лет для бухгалтерских (ФЗ-402 ст. 29 ч. 1 п. 8), 50 лет для кадровых по личному составу (Перечень Росархива от 20.12.2019).

  • Что получилось

    14 групп, 209 папок, 13 полок. У переписки и заявок нет ответственного — 23 папки, которые никто не уничтожит и не передаст.

  • Где развилка

    Выбросить всё, что старше пяти лет — и потерять кадровые документы, которые нужны полвека. Или хранить всё — и платить за аренду полок.

  • Что сделал агент

    Собрал номенклатуру дел с нормой у каждой группы, посчитал дату уничтожения от года закрытия, отметил папки без владельца.

  • Чем закончилось

    25 папок уходят в уничтожение в 2029–2030 годах, 23 получают ответственного. Данные кейса сконструированы, нормы настоящие.

Задача

Что за работа

Срок хранения — не привычка, а норма, и она у разных документов разная. Поэтому номенклатура дел строится не «по папкам», а по группам с одинаковым сроком и одним владельцем. Дата уничтожения считается от года закрытия дела, а не от даты подписи: дело закрывается 31 декабря, и только потом начинается отсчёт.

Как это выглядит

Одна полка — один срок. Тогда уничтожение не превращается в риск.

Путь в системах: что берём и что отдаём

  1. 1

    Вход: перечень документов

    Что реально лежит в шкафах и на диске: акты, счета, приказы, переписка, табели. Список, а не догадка.

  2. 2

    Группировка по сроку

    Группа = одинаковый срок + один владелец. Норма у каждой группы своя: ФЗ-402, НК РФ, Перечень Росархива от 20.12.2019.

  3. 3

    Дата уничтожения

    Год закрытия дела + срок. Дело 2026 года с сроком 5 лет уничтожается в 2031-м, а не в 2030-м.

  4. 4

    Владелец

    У каждой группы есть человек: кто отвечает за комплектность и за срок. Папка без владельца не уничтожается и не передаётся — она просто лежит.

  5. 5

    Выход: номенклатура и опись

    XLSX с группами, сроками и датами, PDF с порядком уничтожения и передачи в архив.

Агент делает · человек решает

Строит номенклатуру делгруппы по сроку и владельцу
Считает датыот года закрытия дела
Проверяет основаниенорма у каждой группы
Готовит описьчто уничтожить, что передать
Подписывает акт уничтожениячеловек: комиссия и подпись
Решает, что оставить дольшечеловек: риск и практика
Отвечает за сохранностьчеловек: руководитель

Что получится на выходе

Номенклатура дел, даты уничтожения и контроль объёма — на одном листе.

Открыть артефакт

Развилка

Три пути и их последствия

  • А. Хранить всё

    Ничего не уничтожаем — Аренда полок и риск: среди нужных бумаг теряется то, что спросят

  • Б. Уничтожить старше пяти лет

    Одна граница для всех — Кадровые документы по личному составу уходят вместе с ними — а их срок 50 лет

  • В. Номенклатура дел

    Срок у каждой группы свой — Дольше один раз, зато уничтожение становится решением, а не уборкой

Подключения

Что подключим

Сервис · что читаем · что пишем · что нужно · срок

Границы

Чего агент не делает

Агент не уничтожает документы и не подписывает акт — это делает комиссия. Он не решает, можно ли хранить меньше нормы: срок задан законом, а не удобством. Если по группе нет нормы в перечне, агент ставит «уточнить», а не придумывает срок.

Вопросы

Почему у бухгалтерских и налоговых документов разные сроки?

Потому что разные нормы: ФЗ-402 ст. 29 — пять лет, НК РФ подп. 8 п. 1 ст. 23 — четыре года. Папку нельзя выбросить целиком: в ней документы двух сроков.

От какой даты считать срок?

От года закрытия дела. Дело закрывается 31 декабря, отсчёт идёт со следующего года — поэтому пятилетнее дело 2026 года живёт до 2031-го.

Что делать с папками без ответственного?

Назначить владельца до уничтожения. Без владельца никто не подтвердит комплектность, а значит и уничтожать нельзя.

Можно ли хранить электронные документы вместо бумажных?

Можно, если есть ЭДО и подписи. Скан без ЭДО не заменяет оригинал там, где нужен оригинал.

Агент сам уничтожает?

Нет. Он готовит опись и акт, уничтожение проводит комиссия. Это записано в границах.

Соседние работы

Рядом

Порядок в документах начинается с номенклатуры

Пришлите список папок и дел — вернём номенклатуру со сроками и датами уничтожения.

Telegram
MAX
Спросить здесь