Дело
Требование без записи — не выполненное требование
Сведёт требования по группам хранения в матрицу, проверит обе точки и покажет, где требование не подтверждено записью. Решение по строке принимает провизор.
- /#promo-chat14 дней бесплатно, 750 ₽ на токены
- /pricing/Карта не нужна, грант на токены
Предмет
Почему матрица, а не список требований
Требование в регламенте ещё не выполнено в точке. Разница видна, когда рядом с требованием стоит то, чем оно подтверждено. Матрица сводит три источника в один лист: требование и подтверждение стоят рядом. Где подтверждения нет, строка не становится выполненной. Осмотр, оценку достаточности записи и подпись журнала делает провизор: агент показывает разрыв, но не оценивает его.
- У каждого требования есть источник: инструкция, регламент или приказ
- Рядом с требованием стоит то, чем оно подтверждено в каждой точке
- Строка без подтверждения видна до проверки, а не во время неё
Что вы получите
Три кадра: требования из документов, матрица по точкам и сводный журнал на подпись. Данные вымышленные, проверяет провизор.
- 1
Вход: требования в трёх местах
Группы хранения, режимы из инструкций и регламента, показания приборов и тетрадь ПКУ.
- 2
Место проверки
сгенерировано ИИ по заданию агента: стеллажи склада и закрытый шкаф — без интерфейсов, логотипов и людей.
- 3
Результат: сводный журнал
По группе и точке: режим, чем подтверждено, что сделать и к какому сроку. Подписывает провизор после осмотра.
Как это устроить у себя
- 1
Собрать источники требований
Инструкции, регламент, приказы — в один список: пока их три, матрица будет спорной.
- 2
Назвать подтверждение
Для каждой группы заранее решить, чем она подтверждается: записью прибора, приказом или списком.
- 3
Пройти точки по матрице
Осмотр по одной матрице, а не по памяти: фото места и дата сохраняются к строке.
- 4
Разобрать разрывы
Строки без подтверждения собираются в короткий список задач с ответственным и сроком.
- 5
Подпись и следующая дата
Журнал подписывает провизор, и там же стоит дата следующей проверки: иначе документ живёт до первой ревизии.
Инструменты
Чем именно
Учётная система аптеки
По запросу: остатки и приход из вашей конфигурации — под вашу схему доступа.
Google Таблицы
Работает: матрица требований и журнал по точкам в одной таблице.
Яндекс Диск
Работает: папка с инструкциями, регламентом и приказами точки.
Что делает агент и что решаете вы
| Сводит требования в матрицу | Группа, режим и место — из инструкций, регламента и приказов, с указанием источника. |
|---|---|
| Отмечает неподтверждённое | Если подтверждения нет, строка получает отметку, а не статус «выполнено». |
| Остаётся человеку: осмотр и подпись | Осмотреть точку, оценить достаточность записи и подписать журнал может только провизор. |
Что умеет сверх минимума
Разбирает инструкции и регламент
Достаёт из документов требования по группам и раскладывает их по строкам матрицы.
Сверяет режим с показаниями
Сопоставляет требование по температуре с записями прибора и отмечает пропуски.
Проверяет обе точки сразу
Одна матрица на две точки: расхождение между ними видно в одной строке.
Считает остаток ПКУ
Приход, расход и остаток по журналу сводятся построчно, расхождение помечается.
Готовит задачи по разрывам
Строки без подтверждения превращаются в список задач с ответственным и сроком.
Держит папку доказательств
Фото места, приказы и записи приборов лежат рядом со строкой — на диске, а не в переписке.
Подключения
Что подключим
Зелёные строки работают сразу, жёлтые — по запросу
Источники
Откуда данные
Инструкции и регламент
Требования по группам: температура, свет, влажность, отдельное место.
Приказы и списки доступа
Кто имеет доступ к шкафу ПКУ и как это оформлено документом.
Записи приборов
Показания термогигрометров и даты, когда их снимали.
Тетрадь ПКУ
Приход, расход и остаток по позициям предметно-количественного учёта.
Возражения
Что обычно возражают
«У нас всё в порядке, это формальность»
Тогда формальность займёт один лист: матрица покажет, какие строки и так подтверждены.
«Записи ведём, но не всегда»
Пропуск в записи — это отсутствие подтверждения. Агент покажет пропуски, а не сделает вид, что их нет.
«Список доступа есть, просто не подписан»
Строка получит отметку «нет документа»: подписанный список и память заведующего — разные вещи.
Границы
Чего агент не делает
Агент не проводит осмотр и не оценивает, достаточно ли записи: это делает провизор при проверке точки. Он не ведёт журнал ПКУ от вашего имени и не подписывает документы — готовит черновик, записи делает человек. Он не решает, что переставить и какой прибор купить: это решение заведующего по показанным разрывам.
- Осмотр точки и оценка достаточности записи — за провизором
- Журнал ПКУ ведёт и подписывает человек, агент готовит черновик
- Решение о перестановке и закупке прибора принимает заведующий
Вопросы, которые задают первыми
Заменит ли агент провизора?
Нет. Матрица и журнал — подготовка к осмотру; осматривает, оценивает и подписывает провизор.
Гарантирует ли отсутствие замечаний?
Нет. Агент показывает, где требование не подтверждено, но не гарантирует ни результатов проверки, ни трактовки требований.
А если прибор не ведёт запись?
Строка получит отметку «нет подтверждения», и это станет задачей. Агент не восстанавливает показания задним числом.
Где это хранится?
Матрица и журнал лежат в вашем рабочем пространстве; документы и фото места — в вашей папке на диске с вашими ключами.
Пробный период
Проверка на одной точке
Начало и настройка бесплатно: собираем матрицу по вашим документам
14 дней бесплатно
Срок идёт с первого входа; матрица собирается по вашим инструкциям и приказам
Грант на токены — 750 ₽
Распознавание документов и платные инструменты оплачиваются из гранта.
Одна смена — до покупки
Пришлите документы за смену: вернём готовый лист с отметками по строкам.
Карта не нужна
Пробный без карты и подписки; лист сохраняется на паузе.
- Компаниям: договор с ИП в России, счёт и закрывающие документы, НДС к вычету
- Рубли, без VPN и иностранной карты: открывается из России
- Чтение по умолчанию: агент готовит черновик и показывает источник каждой строки, действие выполняет человек
Соседние дела
Что ещё берёт агент
Инвентаризация и ТМЦ
Где расходится остаток и что писать в описи.
Календарь сроков
Даты проверок, поверок и отчётности с напоминанием заранее.
Первичка поставщиков
Сверка сопроводительных документов и расхождения по партии.
Соберите матрицу по своим документам
Пришлите инструкции, приказы или фото места — агент сведёт требования в матрицу и покажет, где нет подтверждения. Пробный доступ без карты, грант на токены.
Почему матрица, а не список требований
Требования по хранению живут в трёх местах: в инструкциях, в регламенте и в памяти заведующего. Пока они не сведены, проверка точки идёт по памяти, а расхождение находится проверяющим, а не своим.
Что внутри?
Матрица «группа — режим — место — кто проверяет» и сводный журнал по точкам: подтверждено ли требование записью, прибором, приказом или списком доступа, что сделать и к какому сроку.
Что решает провизор?
Он осматривает точки и подписывает журнал. Агент показывает разрыв между требованием и подтверждением, но не решает, достаточно ли записи: это оценка провизора.
Подключения
Сервисы, без которых это дело не сделать. Все подключения.