Свод за месяц: четыре источника, один лист и шесть расхождений
1С, банк, CRM и склад сводятся по ключу сопоставления. На выходе — лист, где видно, какая сумма с какой не сошлась и какому источнику верить.
Предмет
Свод — это решение, а не вторая таблица
Экономист получает не данные, а вопрос: почему в четырёх системах разные суммы и какой цифре верить. Свести колонки — полдела; работа в том, чтобы у каждой разницы было объяснение и адресат. На выходе — лист по контрагентам, журнал расхождений и письма тем, кто может исправить причину.
Свод, расхождения и контроль — на одном листе
Норма и метод, на которых стоит работа
| ч. 2 ст. 9 закона 402-ФЗ | Семь реквизитов первичного документа: по ним строки из разных систем и сопоставляются. Без реквизита сопоставлять нечего — строка уходит в список «разобрать». |
|---|---|
| ст. 10 закона 402-ФЗ | Регистры бухгалтерского учёта. Свод опирается на регистр и счёт, а не на сделку в CRM: сделка — это намерение, счёт — основание. |
| ст. 252 НК РФ | Расход подтверждается документами. Строка без документа не идёт в расчёт налога, поэтому в своде она помечена, а не спрятана в итог. |
Как идёт работа
- 1
Забирает четыре выгрузки
Реализации из 1С, выписку банка, сделки CRM, отгрузки склада из файла.
- 2
Приводит к одному ключу
Номер счёта, дата, ИНН и сумма — то, по чему строки можно сравнить.
- 3
Сверяет суммы
По контрагенту и по документу: разница в рублях и в процентах, а не «не сходится».
- 4
Разбирает расхождения
Шесть позиций: дубль, отсрочка, просрочка, три строки без номера накладной.
- 5
Отдаёт свод и письма
Лист, журнал расхождений и запросы тем, кто исправит причину: менеджеру, складу.
Агент делает. Вы решаете.
| Агент сводит | Четыре выгрузки, один ключ, суммы по контрагенту и документу. |
|---|---|
| Агент объясняет | Каждая разница разложена на причину: отсрочка, дубль, отсутствие реквизита. |
| Вы решаете | Какому источнику верить в спорной строке, что править в CRM и что писать контрагенту. |
Вход
Что приходит на входе и откуда
1С: реализации и счета
Документы за период: номер, дата, контрагент, сумма, НДС.
Банк: выписка
Поступления и списания с назначением платежа — вторая сторона сверки.
CRM и склад: файл
Сделки и отгрузки: там причина расхождения, а не его величина.
Что агент возвращает в систему
- Свод по контрагентам
- Четыре колонки источников, расхождение и статус строки.
- Журнал расхождений
- Шесть позиций: тип, что видно в данных, что делать, кому.
- Письма адресатам
- Менеджеру и складу — запрос на исправление причины, не на пересчёт.
Подключения
Что подключим
Статус каждой системы назван честно: обещание — с условием и сроком, факт — только с логом
1С: УТ и бухгалтерия
по запросу · API есть, нужен договор и ключ; до этого — обмен файлом, который выгружаете вы.
Банк: выписка
подключим · выписка по API или файлом; нужен доступ к счёту на чтение, срок — день.
CRM
подключим · сделки и суммы; нужен доступ оператора или выгрузка из кабинета.
Таблицы и файлы
подключим · папка со складскими отгрузками; нужен доступ к папке на чтение.
Предел
Предел: разрыв не «примерно», а до рубля
Разрыв между 1С и банком 715 400 ₽ разложен ровно: отсрочка «Технолинка» 127 200 ₽ плюс просроченная дебиторка «Стройресурса» 588 200 ₽. В CRM на 556 000 ₽ больше, чем в 1С: 78 000 ₽ — вторая поставка в одной сделке, 478 000 ₽ — дубль, снятый из выручки. Три складские строки без номера накладной в свод не попали. Ни одной цифры «на глаз»: каждая пересчитана из строк файла.
Развилка: три пути и их последствия
| Сводить вручную в Excel | Работает месяц, потом ломается: ключ сопоставления у каждого свой, а расхождение не имеет адресата. |
|---|---|
| Взять CRM за основу | Сделка — намерение, а не основание. Выручка вырастает на дубли и на ещё не отгруженное. |
| Свод по 1С с журналом расхождений | Основание — счёт и регистр. Расхождения не прячутся в итог, а выходят списком с адресатом и сроком. |
Границы
Что агент не делает
Агент не проводит документы, не правит сделки в CRM и не выбирает, какой источник «правильнее». Он показывает разницу, её причину и адресата. Решение по спорной строке, перепроводка и переписка с контрагентом — за человеком. Аудит и налоговую проверку свод не заменяет.
Возражения
Что обычно спрашивают до входа
В 1С бардак, сводить нечего
Тогда первый результат — журнал расхождений: он и показывает, что именно в учёте не помечено. Работу это не отменяет.
Данные уедут наружу
Агент работает в тех системах, доступ к которым выдали, и прав у него столько, сколько вы включили. Выгрузку можно отдать и файлом.
Нужен программист
Нет: подключение — это ключ и доступ. Регламент свода и порог расхождения задаёте вы словами.
Частые вопросы
Сколько источников можно свести?
Столько, сколько есть ключей сопоставления. Четыре — обычный месяц; восьмой источник обычно упирается не в агента, а в отсутствие реквизита в файле.
Что будет, если ключа нет
Строка попадает в список «разобрать» и не идёт в итог. Это и есть честный свод: не все строки равны.
Можно делать ежемесячно само?
Да, регламент повторяемый: те же источники, тот же ключ, тот же порог. Отчёт приходит готовым к сроку.
Куда дальше
Соседние компетенции
Подготовка данных
Профиль файла, дефекты и журнал шагов — до свода.
План-факт и записка
Дальше по месяцу: где отклонились и что с этим делать.
- Компаниям: договор с ИП в России, счёт и закрывающие документы, НДС к вычету
- Рубли, без VPN и иностранной карты: открывается из России
- Полномочия ваши: агент работает в тех системах, доступ к которым выдали
Роли
Справки
Пришлите четыре выгрузки — вернём свод с журналом расхождений
Первый прогон по одному месяцу. Дальше — по регламенту, к сроку закрытия.