Автоматизация в малом бизнесе обычно буксует не из-за технологий, а из-за порядка шагов. Разберём порядок, который работает.
Шаг первый: выбрать скучный участок. Не самый важный и не самый сложный, а тот, что повторяется каждый день и легко проверяется. Разбор входящих документов, ответы на типовые обращения, сбор сводки по продажам. Смысл в том, что правильный ответ вы знаете заранее — значит, ошибку видно сразу.
Шаг второй: описать обычный случай, а не все исключения. Четыре строки: что приходит, что делаем, что считается результатом, где останавливаемся и зовём человека. Исключения добавляются потом, когда основной путь работает. Если начать с исключений, описание разрастётся и утонет.
Шаг третий: проверить результат на прошлом. Возьмите закрытый месяц и прогоните его заново. Так видно расхождения с тем, что уже сделано людьми, и не нужно ждать нового месяца.
Шаг четвёртый: договориться, что остаётся человеку. Решение по спорным случаям, подпись, публикация, деньги. Это не ограничение автоматизации, а её условие: пока непонятно, где останавливается агент, никто не доверит ему следующий участок.
И последнее: расширять по одному участку. Два одновременно — почти всегда означает, что не работает ни один, а понять почему нельзя.